La to-do list, c’est je pense le premier réflexe que l’on a quand on commence à vouloir s’organiser, à vouloir faire avancer ses projets. C’est vraiment un outil du quotidien qui est super facile à mettre en place : ça ne demande aucun matériel particulier, un stylo, un post-it et c’est parti !

C’est un outil super utile pour décharger son cerveau, ne rien oublier, et reprendre du contrôle quand on commence à se sentir submergé.e par tout ce que l’on a à faire. Et quoi de plus satisfaisant que de cocher les cases de note liste au fur et à mesure qu’on avance ?

Mais je ne sais pas si vous avez remarqué, une to-do list ne suffit pas vraiment à faire de nous des personnes efficaces et organisées !

Et noter une tâche dans une liste ne veut pas toujours dire qu’on passera à l’action. D’ailleurs, combien de fois est-ce que vous avez fait des listes de tâches sans jamais aller au bout ?

Je suis presque sûre que vous pouvez compter quasiment sur les 10 doigts de vos mains les listes que vous avez coché jusqu’au bout !

Pourquoi ?

Parce que si la to-do list est un outil super simple en apparence, il y a certaines erreurs à ne surtout pas faire si vous voulez faire des to-do lists efficaces !

Les 4 erreurs à éviter pour faire des to-do efficaces

Erreur numéro 1 : Le manque de précision

Quand tu notes une tâche sans la détailler, sans découper les différents éléments qui constituent cette tâche, c’est un peu comme si tu écrivais une recette de tarte au citron sans en préciser les différentes étapes.

A priori « Faire une tarte au citron », ça va être un peu insuffisant comme explication pour faire une bonne tarte au citron.

Dans l’idéal, et particulièrement si la tâche que tu notes dans ta to-do list est un peu difficile ou simplement longue, décortique là en précisant les étapes à réaliser.

Par exemple, au lieu d’écrire « Faire une tarte au citron », on décomposera la tâche en « préchauffer le four, zester les citrons, peser les ingrédients etc. »

Pareil pour des tâches qui ne demandent pas plusieurs étapes à proprement parler mais qui concernent plusieurs personnes par exemple. Je vais écrire « répondre à mes messages » et ensuite préciser « boîte email, Whatsapp, Facebook etc. ».

Plus on est précis dans la tâche que l’on note, plus il est ensuite facile de l’exécuter, car on a déjà prémâché le travail en détaillant les différentes étapes à suivre.

Erreur numéro 2 : Utiliser des verbes d’action

Promis, pas de cours de grammaire au programme de cet épisode !

Utiliser un verbe d’action dans sa liste de tâche, c’est par exemple écrire « créer les slides pour la présentation » ou « répondre à mes e-mails »

On note l’action, la tâche à faire en commençant avec un verbe d’action.

Je suis presque sûre que c’est ce à quoi ressemble vos listes de tâche !

Une liste de choses à faire : envoyer, écrire, créer, répondre, acheter, nettoyer…

Pourquoi c’est une erreur ?

Parce que quand tu notes une action à faire en utilisant un verbe d’action, tu imagines déjà inconsciemment l’effort à fournir pour écrire, répondre, nettoyer etc.

Tu indiques à ton cerveau : il faut que je fasse ça, et ça va me demander des efforts, ça va être fatiguant et peut-être difficile.

Rien de moins motivant que de se dire « il faut que je grimpe au sommet de la montagne ».

Rien que de l’écrire ou de le dire, on n’a déjà pas envie.

À la place, je te conseille d’écrire tes listes de tâches en notant l’objectif, le résultat que tu veux atteindre en réalisant cette tâche.

Par exemple, au lieu d’écrire dans ma liste de tâches : « écrire un épisode de podcast », je vais noter le résultat que j’attends « Script de podcast écrit et prêt pour l’enregistrement »

✅ Au lieu de dire « répondre à tous mes emails », on écrira « Tous les emails sont traités »

✅ Au lieu de « réparer la lumière » on notera « la lumière remarche ! »

✅ Et au lieu de « grimper la montagne », on dira « Je suis en haut de la montagne ! »

À la place d’anticiper le temps et les efforts à investir dans la réalisation de la tâche, tu visualises le résultat de la tâche.

Et c’est quand même bien plus motivant d’imaginer le résultat que les efforts à déployer pour y arriver !

Erreur numéro 3 : Ne pas se donner de priorités

Pourquoi est-ce que c’est une GRAVE erreur de ne pas se donner de priorités quand on fait une liste de tâches ?

Parce que si tu ne hiérarchises pas les actions que tu notes dans ta liste, voilà ce qui va se passer.

Tu vas faire ta liste de tâche en notant en vrac tout ce que tu as à faire.

Jusque-là tout va bien !

Au moment de passer à l’action et de t’y mettre, tu vas te concentrer sur les petites tâches faciles à faire… Et arriver à la fin de ta journée ou de ta jauge d’énergie sans avoir vraiment avancé sur tes projets, sur tes objectifs.

Tu recommences le lendemain : tu fais plein de petites tâches, et tu n’as à la fin de la journée plus de temps ou d’énergie à consacrer aux tâches un peu plus longues, peut-être moins attirantes.

Au final, tu peux enchaîner des journées productives pendant lesquelles tu vas t’affairer dans tous les sens et cocher plein de cases sur ta liste. Mais ne jamais avancer sur tes projets, sur les projets qui te rempliront de joie et de satisfaction.

Si tu ne priorises pas les tâches dans ta to-do, tu es dans une mécanique de survie : tu gères l’urgence, tu fais les choses au fil de l’eau.

Quand tu commences à prioriser les tâches, tu fais des choix stratégiques pour mieux utiliser ton temps et ton énergie. Tu rentres dans une logique de contrôle, d’anticipation. Et c’est à partir de ce moment que tu commences à retrouver de la sérénité et à faire avancer tes projets concrètement !

Il faut donc bien prendre conscience que toutes les tâches de ta liste n’ont pas la même valeur, le même impact potentiel.

Et apprendre à distinguer les tâches à haute valeur ajoutée et les autres.

On peut généralement distinguer 3 types de tâches dans une liste : les actions importantes, les actions urgentes, et les actions qui ne sont ni importantes ni urgentes.

Faire une to-do efficace : importance VS urgence

Une tâche importante, c’est une tâche qui te rapproche d’un de tes objectifs, une action qui te permet de faire avancer un des projets que tu veux réaliser !

Ça peut être une grosse action qui va te demander du temps, comme quelque chose de rapide à faire.

Pour identifier si une tâche est importante, tu peux te demander : est-ce que c’est grave si ce n’est pas fait ?

👉🏻 Quelles seraient les conséquences si tu ne réalisais jamais cette action ? Les conséquences sur ton projet, sur ta confiance en toi ?

Une tâche urgente, c’est une tâche qui demande ton attention quasiment immédiate :

👉🏻  soit parce que tu te rapproches de la deadline de quelque chose (la date limite de déclaration des impôts par exemple)

👉🏻  soit parce qu’il s’agit de régler un problème qui ne doit pas traîner (ton téléphone portable est HS)

👉🏻 ou encore parce que tu as des délais courts à tenir quoi qu’il arrive ( exemple : répondre à tes emails pour ne pas faire patienter tes contacts plus de 3 jours)

C’est tout à fait normal que tu écrives les choses dans le désordre quand tu fais ta to-do. La première étape de la création d’une to-do, ce sera toujours de décharger ton cerveau de tout ce qui l’encombre en notant tout en vrac.

Mais si tu veux vraiment faire en sorte que ta to-do list soit efficace, il faut absolument trier ensuite les tâches entre les tâches importantes, les tâches urgentes et celles qui ne sont ni l’une ni l’autre !

Une fois que tu as identifié les tâches urgentes, les tâches importantes et celles qui ne sont ni urgentes, ni importantes, tu peux utiliser la matrice d’Eisenhower pour les classer par niveau de priorité et décider de la marche à suivre pour les traiter le plus efficacement possible !

Les tâches les plus prioritaires sont les tâches qui sont à la fois urgentes ET importantes.

✅ Les tâches urgentes mais pas importantes arrivent en deuxième dans le niveau de priorité. Mais si c’est possible, le meilleur moyen de les traiter, c’est de les déléguer à quelqu’un d’autre !

✅ Les tâches qui sont importantes mais pas urgentes doivent être planifiées. C’est à dire que tu dois mettre dans ton agenda, ton calendrier etc. une date à laquelle tu effectueras cette tâche.

✅ Enfin, les actions ni urgentes ni importantes sont celles avec la priorité la plus basse. Si elles sont rapides à faire, tu peux les exécuter tout de suite pour t’en débarrasser, ou alors les déléguer. Ou simplement décider de ne jamais les réaliser !

Hiérarchiser les tâches d’une liste en fonction de leur niveau de priorité n’est pas un exercice facile !

Au début, on a tendance à tergiverser et à mettre tout un peu au même niveau. Mais une fois que tu auras pris l’habitude de faire cette petite gymnastique mentale, ça deviendra presque naturel !

Erreur numéro 4 : Ne pas tenir sa liste de tâches à jour

Faire une liste de tâche, c’est bien, mais pour qu’une todo list soit efficace, il faut la tenir à jour !

Pourquoi est-ce que c’est important de tenir à jour sa todo list ?

Premièrement, parce qu’en tenant à jour ta todo list, tu vas noter au fur et à mesure les tâches que tu auras déjà réalisé : tu vas les cocher, les rayer etc.

Et en faisant ça, tu reconnais les avancées que tu as faites, les progrès réalisés. C’est quand même super satisfaisant de voir sa liste de tâches fondre peu à peu et de constater que l’on avance !

Deuxième avantage, au lieu de refaire une liste de tâche systématiquement, tu gagnes du temps en maintenant une seule liste de tâches à jour en rayant les tâches réalisées et en ajoutant les tâches suivantes.

Pour facilement mettre à jour ta liste de tâches, tu peux choisir d’avoir un carnet entièrement dédié à tes todo lists, ou bien choisir d’utiliser un outil digital comme Trello, Notion ou Clickup par exemple !

L’essentiel est de faire en sorte que ce soit facile pour toi, et que tu t’y retrouves quand tu veux mettre ta liste de tâches à jour !

Même si c’est un outil d’organisation super simple en apparence, il n’est pas forcément si évident de créer une todo list efficace !

Il y a certains réflexes à adopter qui te permettront de transformer une simple liste de tâche en véritable outil qui te permettra de faire avancer les projets qui te tiennent à cœur !