Est-ce que je t’ai déjà dit qu’on est tous (et toutes) des chef.fe.s de projets ?

Quand on est étudiant.e.s et qu’on doit rédiger son mémoire ou travailler en groupe, quand on travaille et que notre job demande de gérer des petits ou des gros projets, et enfin dans notre vie personnelle, quand on déménage ou qu’on organise l’anniversaire surprise de son frère par exemple.

Et peut-être que tu es comme moi, et que tu as même plusieurs projets à gérer en même temps, et que tu sens parfois ton cerveau prêt à exploser. Je veux dire, comment faire pour ne rien oublier, et faire avancer nos projets dans le chaos du quotidien ?!

Voici une petite suggestion : tenir un journal de projet.

 

Tenir un journal de projet : quels avantages ?

 

⚡ Regarde la situation dans son ensemble

Avoir un journal de projet te permettra de gagner en perspective. Voir toutes tes notes personnelles et tes notes de réunion au même endroit te permet d’avoir une vision très claire de tes projets : les personnes impliquées, les progrès réalisés…Au bout du compte c’est un bon point de départ pour te mettre à la place des autres parties prenantes de ton projet (qu’il soit professionnel ou personnel) et voir ton projet sous différents angles.

⚡ Clarifie les problèmes (et résouds-les)

Mettre tes idées sur papier te permet de prendre du recul pour les clarifier. C’est aussi un bon moyen de t’encourager à creuser le sujet qui te préoccupe pour aller au delà des premières idées.

C’est particulièrement vrai si tu fais face à un problème. Y réfléchir avec ton journal de projet et un stylo (en prenant des notes ou en créant une mindmap par exemple) t’aidera à identifier les causes profondes du problème que tu as à traiter. Une fois que tu as tout mis sur le papier, et que tu as identifié les causes premières de ton problème, tu auras de bien meilleures chances de le résoudre efficacement.

 

Clarifier son planning et les problèmes rencontrés dans un journal de projets

Documente tes progrès et planifie tes actions

Avoir un journal de projet te permet de documenter précisément les progrès réalisés au fur et à mesure.

Utilise ton journal de projet pour passer en revue ton plan d’action, noter ce qui a été réalisé, et ce qui doit être mis en priorité pour la suite. Avec un journal de projet, tu peux à tout moment dire où tu en es sur le planning de ton projet. Et ajuster ton organisation en fonction de ça.

 

Si l’idée de partir de zéro pour faire ton journal de projet te fait peur,  
le planner PROJO est sans doute fait pour toi. Il contient (entre autres), des pages conçues
pour t’aider à faire le point sur tes projets régulièrement

⚡ Garde une trace de ce que tu as appris

Que tu aies des leçons à retenir vis à vis du projet en lui-même, de son contexte ou de la gestion qui a été faite du planning… Chaque projet offre de multiples occasions d’apprendre des choses.

Tenir un journal de projet te permettra de documenter ce qui s’est bien passé, ce qui aura été plus difficile et ce qui peut être amélioré pour les prochaines fois. Toutes les informations collectées au cours du projet seront ensuite d’une aide précieuse lorsqu’il s’agira de rédiger un rapport final ou de faire des recommandations d’amélioration pour gérer des projets similaires.

⚡ Reste concentré.e

Un journal de projet peut s’avérer être un outil puissant pour rester concentré.e sur ses objectifs.

Avoir un outil dans lequel tu pourras faire des le point régulièrement sur tes projets te permettra de mieux prioriser tes tâches et de t’assurer que tu travailles sur ce qui fera avancer tes projets.

Un journal de projet est aussi l’endroit parfait pour noter toutes les idées et observations qui te passent par la tête au cours de la journée et qui peuvent te distraire de ta tâche. Note toutes ces pensées dans ton journal de projet, et passe tes notes en revue à la fin de la journée pour les “ranger” à leur place dans ton système d’organisation.

Notee tes idées et les événements de la
journée et différer leur traitement, permet de rester concentré.e sur tes priorités du moment.

Comment tenir un journal de projet

 

👉🏻 Choisis le bon outil

Tu peux créer un journal de projet sur ton ordinateur, en ouvrant simplement un document sur Google ou OneNote par exemple. Mais je trouve toujours plus simple de tenir un journal dans un carnet. Rien ne vaut du papier et un stylo pour noter toutes ses idées et observations à la volée.

J’utilise personnellement le planner PROJO pour tenir mon journal de projet. C’est un outil couteau suisse qui me permet de gérer toutes les informations dont j’ai besoin pour organiser mes projets : mon planning de projet, mes rendez-vous, listes de tâches, mais aussi toutes mes notes et mes idées. Tout ça au même endroit.

Comme PROJO inclut un carnet de planning + un carnet de notes avec des dots (maintenus ensemble par une couverture), je peux planifier ET documenter mes projets dans un seul et même outil ✌🏻

 

le planner PROJO est conçu pour t’aider à gérer tout ce dont tu as besoin pour
organiser et faire avancer tes projets : deadlines, rendez-vous, tâches, contacts, notes… Tout ça au même endroit.

 

👉🏻 Utilise ton journal de projet tous les jours

TOUS les jours. Ça n’a pas besoin de te prendre très longtemps : 5 minutes peuvent suffire pour noter tes observations de la journée, prendre quelques notes et t’assurer que tout se passe comme tu le souhaites.

En plus de ce moment quotidien passé à mettre à jour ton journal de projet, instaure une routine hebdomadaire pour revenir sur les dernières entrées de ton journal, mettre tes plannings à jour et les ajuster si nécessaire.
Si tu travailles en équipe (que tu la diriges ou non), cette routine hebdomadaire est l’occasion parfaite d’organiser tes pensées et de faire le point sur ton avancée pour préparer une réunion d’équipe ou un point d’étape avec d’autres personnes impliquées sur le projet.

 

Quels types de projets documenter dans un journal de projet ?

 

Tous les projets qui demandent un minimum d’organisation. Ce qui veut dire que tous les projets peuvent faire l’objet d’un journal de projet.

Si tu gères vraiment un grand nombre de projets en même temps, tu peux choisir de ne pas tous les couvrir dans ton journal mais de te limiter aux projets les plus difficiles ou ceux qui sortent de l’ordinaire.

Dans tous les cas, tenir un journal de projet est une bonne manière de documenter tout ce qui se passe sur un projet donné. Ce qui est très utile pour comprendre a posteriori l’historique du projet : pourquoi une solution a été préférée à une autre sur le problème X, pourquoi telle phase a souffert de retards importants… Lorsqu’il s’agira de rédiger un rapport final ou de partager un retour d’expérience, tu apprécieras d’avoir ton journal de projet et son contenu détaillé pour nourrir ta réflexion.

 

Commencez votre journal de projet

Si tu veux tenir un journal de projet mais que tu ne sais pas trop par où commencer, je te conseille d’opter pour le planner PROJO . C’est un outil complet qui te donnera toutes les clés dont tu as besoin pour faire avancer tes projets !

 

Tu tiens un journal de projets ? Qu’est-ce que tu y a mis ?