Les journées ne durent que 24h pour tout le monde…(et je me dis régulièrement que ce n’est clairement pas assez !).
Pour profiter du temps dont je dispose, j’essaie de booster ma productivité pendant les heures que je passe au bureau et d’être le plus efficace possible. Il n’y a rien de particulièrement révolutionnaire dans la manière dont j’organise mes journées pour augmenter ma productivité, j’ai simplement mis en place quelques stratégies efficaces.
Voici pourquoi je regarde ma montre, et comment j’essaie de ralentir ses aiguilles pour optimiser mes heures de travail!

Booster sa productivité au travail…
pour avoir plus de temps libre !

Je pense qu’avant de se lancer dans l’optimisation de son temps, il faut d’abord se poser quelques questions : pourquoi est-ce que je veux être plus productive-if? Quel est l’objectif final de cette démarche? La productivité c’est bien, s’accorder des temps où la montre n’est pas bienvenue pour éviter la surchauffe, c’est mieux !

Je vois passer énormément de posts de blogs, d’articles ou de livres de développement personnel qui proposent d’augmenter sa productivité, de prioriser toutes ses tâches et de faire des choix “utiles” en toutes circonstances. C’est une démarche que j’applique bien volontiers au travail, mais que je bannis de ma vie personnelle : rien n’est plus précieux pour moi qu’une soirée de détente après une journée de travail où chaque minute compte !
Je ne mesure pas le temps que je passe sur mes projets personnels, je ne traque pas la moindre minute d’inactivité. En réalité, c’est plutôt l’inverse : ma recherche d’efficacité au travail doit me permettre de libérer du temps pour réaliser mes objectifs, mes projets  personnels et consacrer du temps à mille choses futiles (et agréables) !

Une fois que l’on a répondu à la question du « pourquoi », vient celle du « comment ». Si mon planner PROJO a eu un impact plus que positif sur la manière dont je structure mon organisation, j’ai aussi mis en place quelques stratégies supplémentaires pour être plus efficace.

Voici mon top 3 des astuces pour être booster ta productivité !

 

Astuce productivité #1: Utilise tes power hours

Pour la plupart des gens, la productivité n’est pas linéaire au cours de la journée. Certaines plages horaires correspondent à des pics de productivité et d’énergie disponible, et d’autres à des déserts de motivation (qui ne connaît pas la somnolence post-déjeuner?). Personnellement, mes heures d’efficacité maximum se situent entre 9h30 et 11h et après 16h.

Je profite de ces moments pour faire toutes les tâches qui me bloquent. Par exemple, traiter mes mails, passer des coups de fil ou faire des tâches administratives sont clairement des activités qui m’ennuient. C’est la première chose que je fais dès que je suis opérationnelle le matin (c’est à dire dès que j’ai fais ma liste de tâches et que je me suis servi la première tasse de thé d’une longue série…). Une fois que ces tâches qui plombent ma motivation sont achevées, je peux me pencher sur des dossiers un peu plus attrayants.

 

Astuce productivité #2: Utilise la méthode Pomodoro

Comme à peu près tout le monde, il y a des tâches qui me repoussent, ou tout simplement des jours où je n’ai absolument pas envie de m’y mettre. Dans ce genre de cas, je sors l’arme ultime de la productivité : la technique Pomodoro.
Pomodoquoi?!?

La technique Pomodoro est basée sur l’utilisation d’un minuteur pour optimiser son temps. L’idée est de diviser une tâche en plusieurs sous-tâches. On met en route son minuteur, et on dispose alors de 25 minutes pour réaliser cette sous-tâche en se consacrant exclusivement à cette mission. Chaque session de 25 minutes, appelée “Pomodoro”, est suivie d’une pause de 5 minutes. Cette méthode permet ainsi de se concentrer sur un travail de manière intensive pendant 25 minutes avant de passer à la suite.

Lorsque je sens une petite baisse de motivation ou que je dois m’attaquer à quelque chose qui ressemble au mont Everest dans ma tête, je sors donc mon minuteur. Vingt cinq minutes, c’est suffisamment long pour parvenir à un résultat, et en même temps suffisamment court pour pouvoir trouver la motivation de s’y mettre. On peut ainsi enchaîner plusieurs “pomodori” de suite pour réaliser une seule grande tâche, ou au contraire varier les plaisirs pour rester motivé.

Les jours sans trop de motivation, je me fixe ainsi un minimum de 5 pomodori à réaliser dans la journée et je fais le suivi dans mon planner PROJO (le reste du temps étant généralement consacré aux réunions et autres rendez-vous téléphoniques). Je barre les cases au fur et à mesure que je fais mes pomodori. Voir ces petits carreaux se remplir me rebooste tout autant que la tasse de thé que je me sers pendant mes 5 minutes de pause !

Ma session de fin de journée est elle aussi consacrée aux mails, mais aussi aux dernières actions qui me permet de clôturer ma to-do list du jour. Je m’assure ainsi que l’essentiel de ce que je devais faire dans la journée a été réalisé et en profite pour planifier ma journée du lendemain.

 

Astuce productivité #3: Chaque minute compte

On peut parfois être tenté de se dire qu’il ne sert à rien de se remettre au travail pour les 10 minutes qu’il reste avant votre prochaine réunion / la fin de la journée / la pause déjeuner (et courir se refaire une tasse de thé donc). En réalité, ces creux d’emploi du temps sont une ressource précieuse. Ils permettent de faire des actions qui demandent peu de temps et d’éviter ainsi de “parasiter” les grandes plages horaires qu’il vaut mieux consacrer aux tâches plus longues, et qui demandent plus de concentration.
L’idée est donc d’optimiser ces moments courts : répondre à un mail, passer un coup de téléphone rapide, prendre un rendez-vous, mettre à jour sa liste de tâches…

Pour avoir rapidement une idée d’action utile à faire dans ces moments, j’ai créé une petite collection dans mon planner PROJO. J’ai ainsi classé les actions qu’il est possible de réaliser en fonction du temps moyen dont je dispose (y compris “faire une pause” – rien ne nuit plus à l’efficacité que le fait de ne pas bouger et de travailler en continu).
Et si le créneau libre dure plus de 25 minutes, je me lance dans un pomodoro !

 

Ces trois astuces s’avèrent assez efficaces, et me permettent souvent de faire plus en moins de temps. Mais je suis comme tout le monde, et il y a encore certaines journées ou l’efficacité n’est pas au rendez-vous… Et comme je suis persuadée que personne ne peut être productif tous les jours, toute la journée, je me pardonne en me disant que je ferais mieux le lendemain, et je pars du bureau sans culpabilité pour m’aérer l’esprit avec des préoccupations bien plus légères !