Prendre des notes efficacement ne semble pas, à première vue, un exercice particulièrement difficile. 

Mais prendre des notes peut rapidement devenir un casse tête dès que l’on a beaucoup d’informations à gérer : on peut alors rapidement se retrouver pris dans le flot de ses notes et perdre le fil.

Après avoir pris des notes sans méthode particulière durant mes études, j’ai appris un peu à mes dépends qu’une bonne technique de prise de notes constitue la base indispensable pour organiser ses idées et ses tâches. Que ce soit pour facilement s’organiser en sortant de réunion ou pour mieux assimiler les connaissances d’un cours magistral, savoir prendre des notes efficacement est une compétence qui utile au quotidien.

Voici donc quelques astuces et bonnes pratiques pour prendre des notes encore plus efficacement, quel que soit le contexte !

Prendre des notes efficacement :
Choisir le bon outil

Ordinateur, carnet, classeur ou feuilles volantes… Prendre des notes efficacement commence par choisir le bon support pour tes notes. 

👉🏻 Si tu dois partager tes notes avec d’autres personnes, le format numérique s’impose comme une évidence : écrire directement sur l’ordinateur t’épargnera des heures de travail fastidieux pour retaper toutes tes notes.

👉🏻 Si au contraire les notes que tu prends son pour ton usage, choisis l’outil avec lequel tu te sens le plus à l’aise, que ce soit le papier ou l’ordinateur.

Je préfère personnellement prendre mes notes sur papier dès que c’est possible. Cela me permet de mixer beaucoup plus facilement les parties écrites avec des dessins et schémas si je dois illustrer un concept ou une idée : mon cerveau assimile plus facilement l’information sous une forme très visuelle. Mais c’est bien sûr une préférence très personnelle !

Je trouve aussi qu’il est plus simple d’utiliser des abréviations et des signes (comme des flèches par exemple) sur papier que sur l’ordinateur.

J’utilise personnellement un carnet de notes pour prendre toutes mes notes du quotidien, que ce soit quand je suis en réunion pour mes projets ou quand je suis des formations pourmonter en compétence sur certains sujets.

J’ai ainsi un seul outil pour prendre des notes et pour planifier les actions suivantes dès que je sors de réunion. Mon planner rassemble ainsi toute l’information dont j’ai besoin pour avancer sur mes projets !

Prendre des notes efficacement :
Préparer la prise de notes

Prendre des notes efficacement commence par quelques minutes de préparation. Je ne parle pas de tailler son crayon, mais plutôt de préparer la réunion qui se profile.

Je ne compte plus le nombre de fois où, jeune diplômée, j’ai fini une réunion avec le sentiment particulièrement frustrant de ne pas avoir abordé tous les points utiles et de ressortir avec encore plein de questions sans réponse.

Préparer ta prise de note ne nécessite pas des heures de travail : ça peut être l’histoire de 10 minutes de réflexion. Il faut simplement te demander ce que tu attends de cette réunion et comment elle peut t’aider à avancer efficacement dans ton travail.

Fais une liste des points à aborder et des questions auxquelles il te faut une réponse. Cette liste constituera ainsi une première base de prise de notes pour la réunion à venir.

Prendre des notes efficacement :
Créer un système pour trier l’information

La plupart des gens prennent des notes de manière linéaire et chronologique sans vraiment se poser la question de l’efficacité de cette méthode. Cette manière très simple de prendre des notes peut cependant être améliorée très simplement avec quelques astuces. 

L’un des secret pour prendre des notes efficacement, c’est de classer l’information au fur et à mesure qu’elle est retranscrite de l’oral à l’écrit.
Tu pourras ainsi identifier différents types d’entrées dans le flux de tes notes : les informations que l’on te donne, les questions qui te viennent en tête, les tâches à répartir et planifier, etc.

Utiliser un système d’organisation de l’information qui réponde à tes besoins est donc essentiel pour prendre des notes efficacement. S’il est toujours possible de réorganiser ses notes a posteriori, faire ce travail au fur et à mesure que tu prends des notes a deux grands avantages :

👉🏻 Si tu sais précisément comment retrouver les questions que tu dois poser ou les différentes tâches définies au cours de la réunion, il sera beaucoup plus facile de clôturer la réunion en ayant tous les éléments dont tu as besoin pour te mettre au travail. Un système de prise de notes organisé permet ainsi de t’économiser l’énergie d’envoyer des mails dans les heures/jours suivants la réunion parce qu’il te manque une information cruciale que tu aurais pu récupérer directement.

👉🏻 Prendre des notes efficacement permet également de gagner un temps précieux si tu dois partager le résultat de tes notes ou simplement les traiter pour ton propre usage. Une information bien organisée évite de devoir chercher les éléments clés de notes qui s’étalent sur plusieurs pages.

Un des systèmes de prise de notes les plus utilisés est la méthode Cornell. La méthode Cornell permet de prendre des notes efficacement en se basant sur une division de la page de note en 3 grandes sections.

Je n’utilise pour ma part pas cette méthode, qui demande de devoir préparer ses pages en avance, mais c’est grâce à ses fondamentaux que j’ai réussi à affiner ma technique de prise de notes pour prendre des notes efficacement.
C’est vraiment un incontournable en terme de méthode !

Maintenant que l’on a couvert les “bases” d’une prise de notes efficace (le choix du support et la préparation), on rentre dans le vif du sujet !

Prendre des notes sur papier

Si vous utilisez un support papier pour prendre des notes, la meilleure façon de prendre des notes efficacement est d’utiliser des puces et de diviser votre page en plusieurs sections. Une mise en page à 2 ou 3 sections suffit à couvrir la plupart des besoins.

Utiliser des puces et signes

C’est ce qui me fait systématiquement choisir le format papier plutôt que l’ordinateur dès que c’est possible. Les puces sont un moyen simple et très rapide de classifier l’information en fonction de sa nature au fur et à mesure que l’on prend ses notes. Le système de puces que j’utilise pour prendre des notes est très similaire à celui que j’utilise dans mon planner PROJO.

Il suffit de réfléchir quelques minutes au type d’information que l’on devra mettre en valeur dans ses notes (chiffres, dates, questions…) et de créer un système de puces qui soit simple et efficace pour les distinguer.

Bien sûr, il est toujours possible d’utiliser un code couleur à la place d’un système de puces. Mais il est plus difficile d’avoir un rythme de prise de notes rapide si l’on doit changer de stylo toutes les deux lignes. Le (fameux) stylo 4 couleurs peut alors être un outil idéal pour introduire un code coloré dans vos notes sans devoir systématiquement venir avec une trousse de 10 stylos en réunion.

Diviser la page en plusieurs sections

Si la méthode Cornell préconise de diviser sa page en 3, j’utilise pour ma part une mise en page en 2 colonnes dans mon carnet : la section principale est l’espace de prise de notes, et la colonne verticale sur la gauche me sert pour les puces et signes.

Par exemple, si au cours de ma prise de note je pense à une question à poser, je note la question en toutes lettres dans la section principale et je dessine un rond dans la colonne de gauche. Une fois que j’ai obtenu une réponse à ma question, je noirci le rond.

Ce système de colonne dédiée aux puces vous permet de retrouver très rapidement toutes les questions que vous pouvez avoir dans un gros volume de notes, et de vous assurer que vous avez une réponse pour chacune d’entre elle avant de clôturer la réunion. 

Ce système fonctionne aussi parfaitement pour les tâches et les deadlines : définissez une puce por les tâches et une autre pour les deadlines. Et changez l’état de la puce sur vos notes (remplissez-la, cochez-la, barrez-la…) lorsque la tâche a été attribuée à quelqu’un, ou que la deadline a été ajoutée à votre calendrier.

Lorsque la réunion se clôture, vous n’avez plus qu’à passer rapidement en revue la colonne de gauche pour vous assurer qu’aucune entrée n’est restée “ouverte” et que vous n’avez rien oublié. 

N’oubliez pas de reporter ensuite les tâches qui vous auront été attribuées dans votre planner ou votre bullet journal.

Prendre des notes sur ordinateur

Prendre des notes au format numérique est un tout autre exercice. Je trouve ça un peu moins fluide, mais c’est surtout parce que les puces ne sont alors pas vraiment une option (sauf si vous ête un.e as des raccourcis clavier).

Si le rythme de prise de note est modéré, le code couleur peut être la meilleure solution pour organiser l’information, mais il est selon moi plus simple de gérer plusieurs documents en parallèle.

J’ai toujours vu mes collègues chefs de projet utiliser plusieurs fenêtres avec 2 documents parallèles pour prendre des notes, et j’ai rapidement pris le pli moi aussi !

Pourquoi 2 fenêtres ?

La première fenêtre est votre espace de note principal : c’est là que vont les informations qui sont partagées, et de manière générale tout ce qui se dit durant la réunion ou le cours.

La deuxième fenêtre est une sorte de checklist : c’est là que vous pouvez noter les questions que vous pouvez poser, mais aussi les tâches, les actions suivantes à réaliser. Cette deuxième fenêtre permet ainsi de mettre de côté les éléments qui doivent être traités : vous êtes sûr.e de ne pas oublier une question à laquelle il vous faut une réponse, et de ne pas laisser passer une tâche à planifier.

Une fois la réunion terminée, vous n’avez ainsi plus qu’à faire un copier-coller des tâches de votre fenêtre “checklist” en bas du document de notes pour que tout le monde ait le plan d’action défini ensemble. 

De cette manière, toutes les personnes participant à la réunion savent quel est le plan d’action décidé. C’est aussi un bon point d’entrée pour les réunions suivantes : commencer par faire une revue de ce plan d’action permet de faire un point rapide sur les avancées du projet sans se disperser trop vite.

Prendre des notes efficacement n’est pas nécessairement un exercice difficile, mais cela demande de l’organisation et de la discipline. C’est l’assurance de ne pas passer à côté d’informations clés et de pouvoir les retrouver facilement.
Au final, c’est un effort qui en vaut la peine : qu’elles soient numériques ou manuscrites, des notes structurées permettent de gagner du temps ! C’est aussi une compétence qui est particulièrement appréciée dans une équipe !