La méthode Getting Things Done ça te parle ?

C’est une méthode d’organisation qui a en grande partie inspiré nos (super) planners PROJO, et qui te permet de faire le tri dans toutes les tâches que tu as à faire pour y voir plus clair et faire avancer tes projets !

Si tu ne connais pas encore, on te propose de découvrir : 

👉🏻 Les bases de la méthode Getting Things Done
👉🏻 Comment la méthode Getting Things Done fonctionne
👉🏻 Comment mettre en place la méthode dans ton planner (ou ton bullet journal)

Prêt.e ?
C’est parti !

C’est quoi la méthode Getting Things Done?

Getting Things Done (ou GTD pour les intimes) est une méthode d’organisation et de gestion de projets. C’est David Allen qui a formulé cette méthode dans son livre “Getting Things Done” (“S’organiser pour réussir” en français).

La méthode a près de 20 ans, mais elle est toujours aussi actuelle et efficace !

Elle a d’ailleurs de nombreux adeptes à travers le monde et se combine parfaitement avec un planner ou un bullet journal.

L’objectif de la méthode Getting Things Done est de “gérer les actions afin d’obtenir des résultats”. La méthode ne traite donc pas de la gestion du temps, mais plutôt de la gestion de projets, des tâches et de la manière de définir ses priorités dans le flot du quotidien.

C’est une méthode d’organisation personnelle qui peut être appliquée sur n’importe quel type de tâches, qu’elles soient professionnelles ou personnelles.
La méthode Getting Things Done repose sur un processus de gestion des tâches précis qui permet de mettre en place et de maintenir un système d’organisation simple et efficace.

Les bases de la méthode GTD

La méthode Getting Things Done propose un processus en 5 étapes pour mettre en place et maintenir un système d’organisation efficace. 

Le processus de la méthode Getting Things Done a un objectif précis : rassembler une grande variété d’informations et les traiter.
Dans la méthode, les informations sont appelées “intrants”. Un intrant peut prendre différentes formes : ce peut être un e-mail, un texto, un appel ou simplement une idée ou une liste de tâches déjà établie.

Pour simplifier le processus, je préfère personnellement réduire le processus de traitement des informations à 4 grandes étapes :

1️⃣ La collecte de toutes les informations qui retiennent notre attention
2️⃣ La clarification de ces informations : est-ce que ce sont des informations actionnables ou non, et comment les traiter ?
3️⃣ La structuration de ces informations et la définition des actions à mettre en place pour chacune d’elles
4️⃣ La réflexion sur les actions menées

Ces 4 étapes sont quasiment les même que celles décrites par David Allen dans la méthode Getting Things Done. Elles sont simplement condensées pour mieux s’enchaîner et rendre la méthode plus lisible.

Comment est-ce que la méthode t’aide à faire avancer tes projets ?

Ok, maintenant, comment est-ce que tout ça peut t’aider à faire avancer tes projets ?

Avoir un système d’organisation est essentiel pour faire avancer ses projets. C’est ce système qui permet de : 

👉🏻 Planifier tes actions et faire le suivi de ta progression au fur et à mesure. Et c’est essentiel pour savoir où tu en es de ton projet, et ce que tu dois faire ensuite pour avancer.
👉🏻 Rassembler et structurer les informations dont tu auras besoin tout au long de ton projet (le lien vers ce tuto que tu as repéré, ce document super important à remplir…).

 Bref, si tu veux avancer sur tes projets régulièrement et éviter de perdre du temps à chercher les informations dont tu as besoin, la méthode Getting Things Done (qui s’intègre parfaitement avec nos planners) devrait te donner un bon coup de main !

Faire avancer ses projets:
les 5 étapes de la méthode GTD

Getting Things Done – étape 1 : Collecte

L’objectif de la collecte dans la méthode Getting Things Done est de rassembler tout ce qui attire ton attention : e-mails, courrier, textos, idées, projets en cours, petites tâches du quotidien… La collecte doit permettre de faire une liste exhaustive de tous ces éléments pour pouvoir ensuite les examiner et les organiser.

À cette étape, il n’est pas du tout question de classer les différentes informations que l’on collecte, et que David Allen appelle “intrants”. Le but est simplement de tout mettre au même endroit pour pouvoir examiner chaque élément individuellement.

Pour cette étape, je te conseille de prendre une page du Carnet de Notes de votre PROJO et un stylo. Si vous utilisez un bullet journal, prends la première double page de disponible.

Ta mission si tu l’acceptes : faire la liste de tout ce qui occupe ton attention.

Vide ton cerveau sur la page sous la forme d’une liste : emails à envoyer ou à traiter, petites et grandes tâches, idées à explorer… On met tout en vrac sur la page pour avoir une vision complète de ce qui occupe de la place dans notre cerveau !

Maintenant que tout est noté sur le papier, tu vas pouvoir passer à la deuxième étape : la clarification.

Si tu as écrit beaucoup de choses et que ça te semble une montagne impossible à gravir, pas de panique ! La deuxième étape va te permettre d’examiner chaque élément et de faire le tri dans tout ça.

Getting Things Done – étape 2 : Clarification

Une fois que tous les intrants ont été collectés, c’est le moment de les traiter. Dans la méthode Getting Things Done, David Allen appelle cette étape la clarification.

Il s’agit, pour chaque information listée (mail, message, idée, tâche…) de décider si elle nécessite la création d’un nouveau projet ou d’une nouvelle tâche, ou ne nécessite aucune action particulière.

Chaque information (appelée “intrant”)  est donc examinée pour déterminer si elle est “actionnable” (doit faire l’objet d’une action de ta part) ou non, et où il convient de ranger l’information.

Reprends ta liste d’intrants et pour chaque élément de la liste, et répond aux questions dans l’arbre de décision suivant :

Passe tous les éléments de ta liste en revue.
C’est fait ? Tu devrais donc avoir décidé pour chaque élément si tu le transformes en projet, si tu le ranges quelque part où tu sauras facilement le retrouver (le carnet de Notes de ton planner PROJO, un dossier dans ton Cloud…), ou si tu l’élimine purement et simplement de ta liste (et de ton cerveau).

Si tu en es là, c’est qu’il est temps de passer à l’étape suivante : la structuration !

Getting Things Done – étape 3 : Structuration et actions suivantes

Dans la méthode Getting Things Done, la structuration correspond à l’étape qui te permet de faire rentrer les différentes informations triées dans ton système d’organisation.

Ici, je vais me concentrer sur les tâches et les projets : c’est à dire tous les éléments concrétisables de ta liste !

La méthode Getting Things Done fait une distinction très claire entre une tâche et un projet : 

👉🏻 Les tâches sont des actions uniques : une tâche permet à elle seule d’avoir un résultat concret. C’est donc une action simple avec un impact immédiat. Par exemple, changer une ampoule

👉🏻 Les projets sont tous les éléments concrétisables qui nécessitent de réaliser plusieurs actions simples pour parvenir au résultat final. Par exemple : écrire un article de blog (car il faudra écrire l’article, le mettre en forme, trouver des images d’illustration…). La taille des projets peut être très variée, des plus petits (comme l’écriture d’un article) au plus grands (déménager, changer de job, préparer son année sabbatique…).

Dans la phase de structuration, tu fais donc rentrer tous les éléments concrétisables dans ton système d’organisation. Concrètement ça veut dire : 

✅ Toutes les tâches qui demandent moins de 2 minutes doivent être faites immédiatement
✅ Les tâches qui demandent plus de 2 minutes doivent entrer dans une de tes listes de tâches (mensuelle ou hebdomadaire) ou être planifiées dans ton agenda
✅ Pour chaque projet, il faut décider de l’action suivante. L’action suivante, c’est la prochaine petite tâche que tu réaliseras pour faire avancer ton projet. Et bien sûr, il faut mettre cette tâche dans ta todo

Normalement à ce stade, tu as déjà les idées beaucoup plus claires, et le cerveau un peu plus léger : tout ce qui prenait de la place dans ton cerveau a déjà été listé, et trié pour trouver sa place dans ton système d’organisation.

Il ne te reste plus qu’à passer à l’action !

Getting Things Done – étape 4 : Reflexion

La phase de réflexion de la méthode Getting Things consiste à régulièrement faire le point sur tous les éléments de votre système d’organisation pour les mettre à jour.

Je te conseille de faire cet exercice une fois par semaine, et une fois par mois. D’ailleurs, tu verras que c’est exactement le rythme que te propose le planner PROJO avec ses bilans hebdomadaires et sa page de bilan mensuelle.

Pas besoin de plus de 10 minutes pour faire un bilan hebdomadaire.
À la fin de la semaine, il te suffit simplement de regarder ta liste de tâches, de cocher celles qui ont été réalisées, et de reporter celles qui sont encore en cours sur la semaine suivante. C’est aussi l’occasion de regarder ta to-do mensuelle pour inclure toutes les actions suivantes dans le planning de la semaine qui vient.

Le bilan mensuel demande un tout petit peu plus de temps, mais il est super important. C’est le moment de regarder tous les projets que tu as en cours dans le détail, de faire le point sur leur avancement, et de décider des actions suivantes pour chacun d’entre eux.
C’est à ce moment que tu vas créer ton plan d’action pour le mois suivant. Celui qui te permettra de faire avancer tes projets !

Et la boucle est bouclée !

La méthode Getting Things Done peut faire un peu peur, car elle peut paraître un peu fastidieuse et technique à mettre en place. En réalité, il s’agit avant tout de vider son cerveau de tout ce qui l’encombre et de faire un tri méthodique de chaque élément pour mieux passer à l’action !