Il y a quelques années, je suis passée d’un job salarié à une vie de freelance. Ce qui est une excellente nouvelle, mais ce qui comporte aussi son lot de défis en terme d’organisation et de gestion de mon temps.

J’utilise plusieurs méthodes d’organisation pour augmenter ma productivité : matrice d’Eisenhower, méthode Pomodoro, loi de Pareto, etc…
Mais une des techniques de productivité que je préfère et que j’utilise depuis un moment est le time blocking.

Et maintenant que je suis libre d’organiser mon temps comme je veux, la technique du time blocking est d’une aide encore plus précieuse pour bien m’organiser et répartir ma charge de travail.

Je ne connais plus cette sensation d’être débordée de travail et d’avoir des journées sans fin.

Laisse moi t’expliquer les bases de la technique du time blocking, et comment tu peux utiliser cette méthode pour mieux organiser tes journées et booster ta productivité

Qu’est-ce que le time blocking ?

Le time blocking est une méthode qui permet d’organiser son temps en bloquant des créneaux de travail que l’on consacre à une tâche.

Cette approche permet d’établir des listes de tâches réalistes par jour, et de mieux gérer son temps au quotidien.

Elle peut aussi bien être utilisée au travail que pour des activités personnelles.

Elle demande au préalable de prendre le temps de fixer ses priorités et d’organiser ses journées.

Le principe de fonctionnement de la méthode est assez simple : on établit une liste de choses à faire, puis on bloque des plages de travail en évaluant au mieux le temps nécessaire à la réalisation de ces tâches. Un peu comme si on prenait rendez-vous avec nous-mêmes en ayant pour objectif de travailler sur un sujet en particulier.

Cette méthode permet de fixer des limites au temps consacré à une tâche, mais aussi de se concentrer sur une tâche en particulier et d’éviter le phénomène de “zapping” qui fait passer d’une tâche à l’autre sans jamais en compléter aucune.

Ce papillonnage est un des pires ennemis de la productivité car on commence plein de choses sans vraiment les terminer. Et le temps de passer d’une tâche à l’autre, le cerveau doit se reconditionner et on perd au final énormément de temps. Si tu veux savoir comment éviter de perdre du temps au quotidien, tu peux consulter mon article sur les 10 voleurs de temps qui tuent ta productivité.

Comment utiliser le time blocking pour t’organiser ?

Mon système d’organisation repose sur une organisation hebdomadaire, et une liste de tâches que j’établis chaque jour.

Généralement, je prépare la semaine le dimanche soir. C’est (pour moi) le moment parfait pour me poser et faire la liste de ce que j’ai à faire la semaine suivante. C’est aussi à ce moment que je commence à organiser ma semaine en utilisant la technique du time blocking. Mais ça peut aussi être parfait un lundi matin pour bien commencer sa semaine et si tu préfères couper complétement le week-end.

Je regarde quels sont mes projets du moments, quels sont mes objectifs actuels, mes missions en cours, …

Je priorise les tâches urgentes, importantes et à forte valeur ajoutée.

De la même manière que j’essaie de ne pas m’éparpiller entre différentes tâches lorsque je travaille, j’essaie de ne pas me fixer plus de 3 gros objectifs par semaine pour pouvoir travailler de façon efficace.

Je planifie ensuite ma journée chaque matin sur mon Google Agenda et mon espace Notion, assise à mon bureau avec une bonne tasse de thé et mon chat sur les genoux. Et là encore, le time blocking est avec moi !

Si le time-blocking fonctionne aussi bien pour moi, c’est parce que je sais hiérarchiser mes tâches et que j’ai appris à dire “non” aux projets qui ne m’amènent pas dans la direction que je suis.

L’utilisation du time-blocking au quotidien

Et plus important, comment TU peux utiliser la technique du time blocking pour booster ta productivité !

👉🏻 La première étape est de créer une liste de tâches pour la semaine à venir, ou ta journée. Note toutes les tâches qui te viennent en tête : les actions qui te permettront de faire avancer tes projets, et les tâches du quotidien. Note même les tâches récurrentes, celles que tu fais chaque jour ou chaque semaine. Les temps de pause également, sinon tu auras tendance à les zapper et c’est très mauvais pour la productivité !

👉🏻 Divise cette liste de tâches en 2 catégories : les « grosses » tâches, et les petites tâches. Les grosses tâches sont celles qui te demanderont plus de 10 minutes pour les réaliser. Pour moi, ça peut être écrire un article de blog, concevoir un nouveau produit, ou prendre des photos pour Instagram par exemple. J’applique également cette règle aux tâches de ma vie perso comme faire des courses ou faire un grand ménage, ce qui maxime ma productivité ! Les petites tâches sont celles qui te demanderont moins de 10 minutes pour être réalisées : envoyer un message, passer une commande en ligne, lancer une machine à laver…

👉🏻 Une fois que cette double liste de tâches est faite, ouvre ton calendrier en ligne (j’utilise Google agenda au cas où tu te poserais la question). Commence à créer des blocs de temps pour chaque tâche de ta liste. Essaie d’évaluer au mieux le temps que te prendront chaque tâche au fur et à mesure. Cela te permet également d’apprendre à gérer ton temps et te responsabilise sur le temps passé sur chaque tâche.

Personnellement, je ne programme jamais de plages horaires de plus de 2 heures. Je sais que c’est ma capacité de concentration maximum, et je préfère dans tous les cas varier les activités sur la journée pour rester motivée. Les tâches qui me demandent le plus d’effort sont programmées le matin, car c’est le moment de la journée où je suis la plus alerte et productive. L’après-midi est consacrée à des tâches ou des projets qui me demandent un peu moins de concentration.

👉🏻 Je te conseille de réserver au moins une heure par jour à la réalisation de toutes les petites tâches qui ne sont pas forcément dans ta liste mais que tu dois traiter. Personnellement, je réserve l’heure juste avant le déjeuner pour toutes ces petites tâches, et notamment le traitement de mes emails.

C’est aussi un bon moyen de booster ma motivation pour l’après-midi : je fais un grand nombre de petites tâches en peu de temps, et ça me donne le sentiment d’avancer. Parfait pour se remonter le moral avant d’attaquer la deuxième partie de la journée !

De règle générale, même si tu ne souhaites pas gérer des petites tâches, je te conseille de créer des blocs de temps “tampon” qui viendront pallier les tâches urgentes qui peuvent se rajouter au fil de la journée ou surtout qui t’aideront à réaliser ta liste même si tu as mal évalué le temps que tu pouvais passer sur une tâche. Laisse-toi toujours des zones de temps “libre” pour absorber toutes les interruptions que tu peux avoir.

Petit aperçu d’une semaine dans mon agenda en ligne quand tous mes blocks de temps sont en place.

S’organiser avec le time blocking : ce qu’il faut savoir

La partie la plus délicate de la mise en place du time blocking est sans aucun doute l’évaluation du temps nécessaire pour réaliser une tâche. N’oublie pas de garder un créneau d’au moins une heure de libre par jour pour avoir un minimum de flexibilité, bien pratique pour ajuster le tir dans les débuts.

Avant de mettre en place cette méthode d’organisation, tu peux, la semaine précédente, utiliser un outil comme clockify ou toggl, pour mesurer le temps que tu passes sur chaque tâche et mieux te rendre compte de comment tu gères ton temps sur une journée ou une semaine.

Cette difficulté fait que le time blocking est particulièrement efficace si l’activité que l’on souhaite organiser implique un nombre réduit de type de tâches, ou suit un cycle récurrent. Par exemple, si tu as un process établi pour une tâche en particulier, tu peux plus facilement justement estimer le que que cela te prendra.

Tu peux cependant appliquer la méthode à (presque) n’importe quelle activité, en te laissant le temps de prendre tes marques et de gagner en expérience dans la définition des créneaux à planifier.

N’oublie pas que cette méthode est aussi efficace pour moi, car j’ai un plan d’action clair à suivre. Je sais quelles sont mes priorités et quels objectifs je poursuis.

Cette méthode te permet également de mieux gérer ton stress car tu sais exactement ce que tu dois faire de tes journées, combien de temps cela te prendra et de visualiser tes créneaux tampons qui peuvent venir sauver ta journée. Adieu le burn-out !

4 conseils pour te mettre au time-blocking :

Quelques conseils pratiques donc pour utiliser la technique du time blocking (tu verras, ça change la vie !) et devenir plus performant.e au quotidien :

✔️ L’essentiel est de ne pas trop s’inquiéter de définir une durée de réalisation parfaite pour chaque tâche, surtout au début. À force d’utiliser cette méthode, il devient plus facile de définir un bloc de temps réaliste pour chaque tâche. Tout est une question d’expérience !

✔️ Si un travail est conséquent, divise-le en tâches plus petites. Ce sera à la fois plus simple pour évaluer le temps nécessaire à la réalisation de l’ensemble de celles-ci, et plus motivant pour suivre la progression de votre travail.

✔️ Garde une trace du temps effectif passé sur les tâches en mettant à jour ton planning régulièrement. De cette manière, tu pourras te référer à ces éléments lorsque tu devras évaluer le temps nécessaire pour des tâches similaires. Tu sauras plus simplement combien d’heures par jour ou par semaine accorder à telle ou telle tâche. Là encore, il est plus avantageux d’avoir réalisé son planning sur un calendrier numérique pour facilement faire bouger les blocs de temps a posteriori (tu l’auras compris, je te conseille Google Agenda pour ce faire).

✔️ Si certaines tâches sont suffisamment récurrentes, tu peux décider de bloquer un créneau spécifique chaque semaine dans ton planning. Cela peut-être un temps consacré à finir de traiter les mails en attente, préparer une réunion hebdomadaire ou encore t’organiser pour la semaine suivante. Cela te permettra de planifier ton travail de façon très simple.

La révolution Time Blocking

La méthode du time blocking a constitué une petite révolution dans la manière dont je m’organise, et me permet de me motiver relativement facilement à travailler tout au long de la journée, alors même que je n’ai presque pas de contraintes. J’ai l’impression de réellement maîtriser mon temps, et non plus de me faire rouler dessus par des journées interminables. Je n’ai plus la sensation d’avoir des tâches chronophages car tout est découpé en bloc de maximum deux heures.

Pour être encore plus efficace, j’ai couplé cette méthode à la méthode Pomodoro, qui se marient très bien ensemble pour un résultat épatant en terme de productivité. Si tu veux en savoir plus sur la méthode Pomodoro, consulte cet article ici pour te l’approprier en 3 étapes.

Le time blocking permet d’installer des rituels de travail simples qui encouragent à rester concentré.e sur ce que l’on a à faire : lorsqu’une période de travail s’achève, inutile de se demander sur quoi enchaîner en perdant au passage une grosse demie heure de concentration.

Il n’y a rien de mieux pour organiser sa vie que de savoir où l’on va et combien de temps cela va nous prendre. Comme un super GPS de tes journées !

Cette méthode permet également de prendre du recul et de faire des listes de tâches beaucoup plus réalistes, car on associe à présent un temps donné à une tâche.

C’en est fini des todo list pour une journée qui comprennent en réalité 48 heures de tâches. Tu peux faire le test, tu verras souvent qu’au départ on a tendance à vouloir caler beaucoup trop de travail sur une seule journée.

Tu pourras enfin te rendre compte du temps passé pour chaque tâche (bloc temps) et tes journées seront enfin réalistes.

Et il n’y a rien de plus satisfaisant que de finir la journée en ayant réalisé tout ce qui avait été planifié non ?

Savoir gérer son emploi du temps n’est pas inné, ça s’apprend et tu peux le faire toi aussi

Dis adieu aux journées de travail désorganisées, aux gros cailloux dans ta chaussures et bonjour à une gestion du temps optimisée et efficace !