Il y a quelques semaines, je suis passée d’un job salarié à une vie de freelance. Ce qui est une excellente nouvelle, mais ce qui comporte aussi son lot de défis en terme d’organisation et de gestion de mon temps.
Une des techniques de productivité que je préfère et que j’utilise depuis un moment est le time blocking. Et maintenant que je suis libre d’organiser mon temps comme je veux, la technique du time blocking est d’une aide encore plus précieuse !

Laisse moi t’expliquer les bases de la technique du time blocking, et comment tu peux utiliser cette méthode pour mieux t’organiser et booster ta productivité !

 

Qu’est-ce que le time blocking ?

Le time blocking est une méthode qui permet d’organiser son temps en bloquant des créneaux de travail que l’on consacre à une tâche. Cette approche permet d’établir des listes de tâches réalistes par jour, et de mieux gérer son temps au quotidien. Elle peut aussi bien être utilisée au travail que pour des activités personnelles.

Cette méthode permet de fixer des limites au temps consacré à une tâche, mais aussi de se concentrer sur une tâche en particulier et d’éviter le phénomène de “zapping” qui fait passer d’une tâche à l’autre sans jamais en compléter aucune.

Le principe de fonctionnement de la méthode est assez simple : on établit une liste de choses à faire, puis on bloque des plages de travail en évaluant au mieux le temps nécessaire à la réalisation de ces tâches. Un peu comme si on prenait rendez-vous avec nous même en ayant pour objectif de travailler sur un sujet en particulier.

 

Comment utiliser le time blocking pour t’organiser ?

 

MMon système d’organisation repose sur une organisation hebdomadaire, et une liste de tâches que j’établis chaque jour.
Généralement, je prépare la semaine le dimanche soir. C’est (pour moi) le moment parfait pour me poser et faire la liste de ce que j’ai à faire la semaine suivante. C’est aussi à ce moment que je commence à organiser ma semaine en utilisant la technique du time blocking.

Je planifie ensuite ma journée chaque matin, assise à mon bureau avec une bonne tasse de thé et mon chat sur les genoux. Et là encore, le time blocking est avec moi !

Tu peux utiliser la technique du time blocking dans ton planner PROJO ou avec un calendrier en ligne. 

Comment est-ce que j’utilise le time blocking pour m’organiser au quotidien ?
Et plus important, comment est-ce que TU peux utiliser la technique du time blocking pour booster ta productivité ?

👉🏻 La première étape est de créer une liste de tâches pour la semaine à venir, ou ta journée.
Note toutes les tâches qui te viennent en tête : les actions qui te permettront de faire avancer tes projets, et les tâches du quotidien.

👉🏻 Divise cette liste de tâches en 2 catégories : les « grosses » tâches, et les petites tâches.
Les grosses tâches sont celles qui te demanderont plus de 10 minutes pour les réaliser. Pour moi, ça peut être écrire un article de blog, concevoir un nouveau produit, ou prendre des photos pour Instagram par exemple. J’applique également cette règle aux tâches de ma vie perso comme faire des courses ou faire un grand ménage.
Les petites tâches sont celles qui te demanderont moins de 10 minutes pour être réalisées : envoyer un message, passer une commande en ligne, lancer une machine à laver…).

👉🏻 Une fois que cette double liste de tâches est faite, ouvre ton planner PROJO ou ton calendrier en ligne (j’utilise Google agenda au cas où tu te poserais la question).
Commence à créer des blocs de temps pour chaque tâche de ta liste. Essaie d’évaluer au mieux le temps que te prendra chaque tâche au fur et à mesure.

Je ne programme jamais de plages horaires de plus de 2 heures. Je sais que c’est ma capacité de concentration maximum, et je préfère dans tous les cas varier les activités sur la journée pour rester motivée. Les tâches qui me demandent le plus d’effort sont programmées le matin, car c’est le moment de la journée ou je suis la plus alerte et productive. L’après-midi est consacrée à des tâches ou projets qui me demandent un peu moins de concentration.

👉🏻 Je te conseille de réserver au moins une heure par jour à la réalisation de toutes les petites tâches qui ne sont pas forcément dans ta liste mais que tu dois traiter.
Personnellement, je réserve l’heure juste avant le déjeuner pour toutes ces petites tâches, et notamment le traitement de mes mails. C’est aussi un bon moyen de booster ma motivation pour l’après-midi : je fais un grand nombre de petites tâches en peu de temps, et ça me donne le sentiment d’avancer. Parfait pour se remonter le moral avant d’attaquer l’après-midi.

Petit aperçu d’une semaine dans mon agenda en ligne quand tous mes blocks de temps sont en place.

J’utilise à la fois mon planner ET mon calendrier en ligne pour faire du time blocking. Ne me demande pas pourquoi, c’est comme ça !
Je pourrais me contenter de m’organiser avec mon planner PROJO, qui est super complet, mais je trouve parfois le calendrier en ligne plus pratique : il me permet d’ajuster mes plans si besoin.
Je trouve aussi les rappels de mon calendrier super pratiques pour rester sur la bonne voie tout au long de la journée.

 

S’organiser avec le time blocking: autres petites astuces

 

La partie la plus délicate de la mise en place du time blocking est sans aucun doute l’évaluation du temps nécessaire pour réaliser une tâche. Je te conseille d’ailleurs de garder un créneau d’au moins une heure de libre par jour pour avoir un minimum de flexibilité, bien pratique pour ajuster le tir dans les débuts.

Cette difficulté fait que le time blocking est particulièrement efficace si l’activité que l’on souhaite organiser implique un nombre réduit de type de tâches, ou suit un cycle récurrent. Tu peux cependant appliquer la méthode à (presque) n’importe quelle activité, en te laissant le temps de prendre tes marques et de gagner en expérience dans la définition des créneaux à planifier.

Quelques conseils pratiques donc pour utiliser la technique du time blocking (tu verras, ça change la vie !) :

✔️ L’essentiel est de ne pas trop s’inquiéter de définir une durée de réalisation parfaite pour chaque tâche, surtout au début. À force d’utiliser cette méthode, il devient plus facile de définir un bloc de temps réaliste pour chaque tâche. Tout est une question d’expérience !

✔️ Si un travail est conséquent, divise-le en tâches plus petites. Ce sera à la fois plus simple pour évaluer le temps nécessaire à la réalisation de l’ensemble de celles-ci, et plus motivant pour suivre la progression de votre travail.

✔️ Garde une trace du temps effectif passé sur les tâches en mettant à jour ton planning régulièrement. De cette manière, tu pourras te référer à ces éléments lorsque tu devras évaluer le temps nécessaire pour des tâches similaires. Là encore, il est plus avantageux d’avoir réalisé son planning sur un calendrier numérique pour facilement faire bouger les blocs de temps a posteriori.

✔️ Si certaines tâches sont suffisamment récurrentes, tu peux décider de bloquer un créneau spécifique chaque semaine. Ce peut-être un temps consacré à finir de traiter les mails en attente, préparer une réunion hebdomadaire ou encore t’organiser pour la semaine suivante.

 

Utilisation du time blocking dans la page hebdo du planner PROJO.

La méthode du time blocking a constitué une petite révolution dans la manière dont je m’organise, et me permet de me motiver relativement facilement à travailler tout au long de la journée, alors même que je n’ai presque pas de contraintes.

Le time blocking permet d’installer des rituels de travail simples qui encouragent à rester concentrer sur ce que l’on a à faire : lorsqu’une période de travail s’achève, inutile de se demander sur quoi enchaîner en perdant au passage une grosse demie heure de concentration. Cette méthode permet également de faire des listes de tâches beaucoup plus réalistes.
Et il n’y a rien de plus satisfaisant que de finir la journée en ayant réalisé tout ce qui avait été planifié non ?