Tu ne t’en rends peut-être pas compte, mais ton quotidien est rempli de projets à faire avancer : apprendre le japonais, déménager, changer de job, repeindre la cuisine, créer ton site internet…

Que ce soit dans ta vie pro ou dans ta vie perso, tu es forcément amené.e à faire des projets, les planifier, les découper en petites tâches, etc. En fait, sans même le savoir tu es déjà chef.fe de projets !

Mais même si on est tous.tes un peu chef.fe de projets, ce n’est pas toujours évident de bien s’organiser pour faire avancer ses projets au quotidien.
Voici donc quelques étapes indispensables pour faire avancer ses projets au quotidien et comprendre les bases de la gestion de projets.

Gérer des projets dans un bullet journal
1. Faire du tri

Pour faire avancer ses projets, la première étape est de se donner des priorités !

À moins que tu aies une force de travail sans égal, une baguette magique ou des journées de plus de 24h, tu ne peux pas faire avancer tes projets si tu te disperses.

D’ailleurs, n’importe quel.le chef.fe de projets te le dira : tout est toujours une question de priorité !

Je te conseille donc de ne jamais avoir plus de 3 projets en même temps, quelle que soit leur taille. Si on rajoute à ces projets les tâches du quotidien et les moments de détente indispensable, on arrive déjà à un emploi du temps bien rempli.

Donc, 3 projets max, c’est une règle d’or.

Maintenant, comment faire pour choisir les projets sur lesquels te concentrer ?

Il va falloir faire le tri !

👉🏻 Commence par faire une liste de tout ce que tu voudrais réaliser dans le futur, qu’il soit proche ou lointain.

Personnellement, j’utilise une mindmap pour faire cet exercice, car c’est très visuel, mais tu peux donner n’importe quelle forme à ta liste de voeux.

Pas besoin d’aller bien loin pour faire cet exercice, tu peux utiliser les pages de ton planner PROJO (que tu peux tester gratuitement par ici) ou la première double page de disponible dans ton bullet journal.

Exemple de mindmap pour trier ses projets dans le planner PROJO.

👉🏻 Maintenant que tu as ta “wishlist” de tous les objectifs que tu voudrais atteindre et tous les projets que tu voudrais réaliser, c’est l’heure du tri.

Reprends la liste que tu as faites dans ton planner PROJO ou dans ton bullet journal et demande toi : 

  • Quel projet aurait le plus d’impact sur ton quotidien ou sur tes objectif à moyen terme ?
  • Quel projet te permettrait d’avancer vers ton idéal de vie (même juste un peu) ?
  • Quel projet t’enthousiasme particulièrement ? Est-ce qu’il y en a un pour lequel tu te sens déjà pousser des ailes ?

En répondant à ces questions, sélectionne 1 à 3 projets qui deviendront tes priorités pour les semaines et les mois qui viennent.
Entoure-les, surligne-les… Fais en sorte qu’ils ressortent bien sur la page de ton planner PROJO ou de ton bullet journal.

Gérer des projets dans un bullet journal
2. Découpe tes projets en étapes

Deuxième étape indispensable pour faire avancer tes projets et les gérer comme un.e pro : découper chaque projet en petites tâches.

L’objectif ici, c’est de faire un plan d’action détaillé de ce que tu dois faire pour faire avancer ton projet. Une fois que le plan d’action est fait, il ne reste plus qu’à passer à l’action !

Cette étape, c’est un peu comme écrire une recette de cuisine : on connait le résultat que l’on veut obtenir, et il faut imaginer toutes les étapes à réaliser pour y arriver.

Là encore, tu peux utiliser la page dédiée à cet exercice dans le planner PROJO, ou bien utiliser une page vierge de ton bullet journal.

Tu peux faire cette étape sous la forme d’une mindmap.

Je vais donner un exemple très (très) simple pour que tu comprennes bien comment ça marche : on imagine que ton projet est de faire une tarte aux pommes.

Pour faire cette tarte, tu vas devoir réaliser plusieurs petites tâches : 

  • couper les pommes
  • faire cuire la pâte
  • préchauffer le four
  • etc

Chacune de ces petites tâches te permet de faire avancer le projet “tarte aux pommes” jusqu’à ce que tu obtiennes le résultat final.

Ce processus de découpage du projet en tâches est applicable à n’importe quel projet. Et c’est une étape essentielle pour cadrer le projet, évaluer le temps qu’il te faudra pour le réaliser, les ressources dont tu auras besoin etc.

Je vais te donner un exemple un peu plus compliqué que la tarte aux pommes.

Imaginons que tu veuilles créer ton blog. Ton projet pourrait être découpé comme ça : 

  • choisir une plateforme pour faire mon blog (Medium, WordPress…)
  • trouver un nom pour le blog
  • clarifier la ligne éditoriale
  • faire une photo de moi pour ma page “qui suis-je”
  • etc

Je ne vais pas te faire une liste exhaustive de toutes les tâches liées à ce projet, je crois que tu auras compris le principe : à cette étape, on fait la liste de toutes les tâches à réaliser pour faire avancer son projet. 

Au final, ce sont toutes ces tâches, ces petits pas, qui mis bout à bout te permettront de réaliser ton projet.

Pour cette étape, il faut que tu te demandes : 

  • Quelles sont les tâches que je dois réaliser pour faire avancer mon projet ?
  • Quel est le résultat final que je veut obtenir ? Si je repars de ce résultat final, quelles sont les actions que je dois faire pour y arriver ?
  • Imagine que tu as finalisé ton projet et que tu racontes à quelqu’un tout ce que tu as fait pour le réaliser. Quelles sont les étapes que tu décrirais à cette personne ?
  • Si tu devais écrire une “recette” de ton projet, quelles seraient les différentes étapes à réaliser ?

Gérer des projets dans un bullet journal
3. Faire un plan d’action

Dernière étape d’organisation avant de faire avancer tes projets concrètement : la création d’un plan d’action.

Quelle différence avec l’étape de la découpe en petites tâches ?

Ici, on ne se contente pas de faire la liste des étapes du projet : on les organise dans le temps de manière logique, et on fait un planning du projet.

Si on reprend l’exemple de la tarte aux pommes; il s’agira de remettre toutes les étapes dans un ordre logique : je ne vais pas faire cuire la pâte si je ne l’ai pas encore faite.

Pareil pour l’exemple du blog. Certaines tâches doivent être réalisées avant d’autres.

Page du plan d’action dans le planner PROJO.

Reprends la liste de tâches que tu as faite dans ton planner PROJO ou dans ton bullet journal, et organise-les de manière logique : 

  • Quelle tâche doit être réalisée en premier ? Et en dernier ?
  • Est-ce que certaines tâches ne peuvent être réalisées que si d’autres sont déjà faites ? Quel est l’ordre logique dans lequel ces tâches doivent s’enchaîner ?

Maintenant, on planifie tout ça dans le temps : 

  • Quelle serait la date idéale à laquelle le projet serait fini ?
  • Quelles actions es-ce que tu veux réaliser ce mois-ci pour faire avancer ton projet ?
  • Et le mois prochain ? Et celui d’après ?

Yes !
Tu as un plan d’action sur ton projet ✌🏻

Si tu paniques déjà à l’idée de devoir faire “tout ça”, respire un grand coup ! Focalise toi sur les 2 ou 3 premières tâches à réaliser. Une fois lancé.e, ça ira mieux.

Gérer des projets dans un bullet journal
4. Faire avancer tes projets au quotidien

Les projets deviennent vraiment concrets quand on commence à passer à l’action !

Pour faire avancer ses projets, il faut donc pouvoir réaliser les tâches du plan d’action.

C’est là que la to-do list rentre en jeu.

La liste de tâches te permet de te motiver à passer à l’action, et de faire le suivi de tes progrès au fur et à mesure.

Pour faire avancer tes projets, je te conseille d’avoir au moins 2 listes de tâches : 

👉🏻 Une liste de tâches mensuelle, qui regroupe tout ce que tu veux / dois faire dans le mois

👉🏻 Une liste de tâches hebdomadaire, qui te permet d’avoir une vue sur les tâches liées à tes projets en cours au jour le jour.

Exemple de listes de tâches au quotidien dans le planner PROJO.

Évidemment, pour faire avancer tes projets au quotidien, l’objectif est que ces listes de tâches intègrent systématiquement des actions liées à tes projets.

La liste de tâches mensuelle 

Que tu la crées dans ton planner PROJO ou dans ton bullet journal, commence TOUJOURS par mettre les tâches liées à tes projets dans ta to-do mensuelle.

Pourquoi ?

Parce que ça te permet de prioriser ce qui est vraiment important avant de compléter avec tout le reste des tâches à faire dans le mois.

Trouver le cadeau d’anniversaire de ta nièce, récupérer tes chemises au pressing, commander des cartouches pour ton imprimante… : ce sont autant de tâches nécessaires mais qui ne font pas avancer tes projets.

Pour facilement créer ta liste de tâches mensuelle, il te suffit de regarder le plan d’action que tu as créé pour ton projet. Et de reporter les tâches dans ta to-do du mois.

Une fois que ta liste de tâches mensuelle est créée, il te suffit de la consulter une fois par semaine quand tu prépares ta liste hebdomadaire pour vérifier où tu en est et cocher les cases des tâches que tu auras réalisées.

La liste de tâches hebdomadaire

C’est la liste de tâches que tu regardes au quotidien.

Là encore, commence par mettre les tâches liées à tes projets avant toutes les autres.

Réfère-toi à ta to-do du mois pour choisir les tâches que tu veux réaliser dans la semaine.

Une fois que tu as mis ces tâches prioritaires dans ta liste, tu peux ajouter toutes les tâches de la vie courante que tu dois gérer cette semaine là.

Organisation de ton projet : ✅

Il ne te reste plus qu’à suivre ta liste de tâches de la semaine au quotidien, et à faire avancer tes projets un petit pas après l’autre ! Et si tu veux tester le planner PROJO gratuitement pour voir comment il peut t’aider à faire avancer tes projets, c’est par ici 👇🏻

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