Tu sais ce qui est vraiment game-changer quand tu es freelance et que tu cherches à mieux t’organiser ?

L’automatisation !

C’est un des meilleurs leviers pour gagner du temps au quotidien. Et je vais être honnête avec toi, ça peut faire un peu peur au début.

On imagine souvent des outils compliqués avec plein de problèmes techniques à gérer. Mais en réalité, l’automatisation, ce n’est pas QUE ça. Il y a des petites automatisations toutes simples qui peuvent déjà CHANGER ton quotidien.

Et dans cet article, je vais te partager 8 idées d’automatisation simples à mettre en place pour ton business freelance.

L’objectif ? Confier certaines de tes tâches à des robots et t’éviter de perdre du temps 😉

Pourquoi l’automatisation est cruciale pour gagner du temps

L’automatisation, c’est un des meilleurs leviers pour gagner du temps dans ton quotidien de freelance. On imagine souvent que ça implique des outils hyper complexes et des problèmes techniques. Et oui, c’est parfois le cas quand on parle de process avec plein d’étapes et de décisions à gérer. Mais en réalité, l’automatisation ne se résume pas à ça.

Il suffit souvent de mettre en place des automatisations simples pour CHANGER ton quotidien. L’idée, ce n’est pas de faire plus que ce que tu fais déjà, mais de confier certaines tâches que tu réalises aujourd’hui à des robots. Résultat ? Une to-do list qui se raccourcit et plus de temps pour ce qui compte vraiment.

Ton temps de cerveau est trop précieux pour que tu le gâches sur des tâches à faible valeur ajoutée. Alors pourquoi ne pas laisser des outils s’en occuper à ta place ? Une fois ces automatisations en place, tu peux oublier ces petites tâches répétitives et te concentrer sur tes projets. Ou même te permettre de te détendre un peu. Sérieusement, ton business continuera à tourner pendant que tu profites de ton meilleur mojito ! 🍸

8 idées d’automatisations à mettre en place sans attendre

Maintenant que tu sais pourquoi l’automatisation est un vrai atout pour ton business, je vais te partager 8 idées d’automatisation simples qui peuvent faire toute la différence dans ton quotidien de freelance. Rien de complexe ici, juste des petits ajustements qui te permettront de gagner un temps fou.

1. Relances de factures

Si l’outil que tu utilises pour ta facturation te permet de le faire… Par pitié, automatise les relances de factures en retard ! Je sais que certain.e.s freelances ont du mal à « oser » relancer leurs clients quand les paiements tardent. Mais franchement, c’est tout à fait NORMAL. Ça fait partie de ta professionnalité.

Automatiser cette tâche, c’est aussi une astuce pour éviter de procrastiner dessus. Il te suffit d’aller dans les paramètres de ton logiciel de facturation et de vérifier si tu peux activer une option d’automatisation pour les relances. Crois-moi, ton temps de cerveau est bien trop précieux pour que tu le gâches à suivre manuellement les paiements en retard.

En plus, si un petit syndrome de l’imposteur te fait sentir mal à l’idée de relancer tes clients, ça ne sera plus à toi de le faire puisqu’un robot s’en charge pour toi 😉

Tu me remercieras quand l’argent arrivera sur ton compte sans même que tu aies à lever le petit doigt !

2. Onboarding des clients

Deuxième chose à automatiser dans ton business : l’onboarding de tes clients. L’onboarding, c’est simplement l’ensemble des étapes qui se déclenchent une fois que ton client a, par exemple, signé ton devis. Et que tu sois freelance ou que tu proposes d’autres types de services, c’est une étape cruciale de ton expérience client. C’est ce qui va donner le ton de votre collaboration.

Automatiser cette partie, c’est un excellent moyen de rendre ton onboarding fluide, pro, et de laisser une super impression dès le début. Ça sera peut-être l’automatisation la plus complexe que je te propose, mais elle vaut vraiment le coup. Pour commencer, fais un schéma des étapes de ton onboarding aujourd’hui. Par exemple, si je suis développeuse de sites web, ça pourrait donner :

1. Mon client valide le devis
2. J’envoie une facture d’acompte
3. Une fois l’acompte réglé, je lui donne accès à un espace de travail sur Notion

Une fois ces étapes définies, tu peux automatiser des déclencheurs pour chaque action. Par exemple, quand le devis est signé, ton outil peut automatiquement envoyer la facture d’acompte sans que tu n’aies à intervenir 🥳

Automatiser l’onboarding, c’est un excellent moyen d’offrir une expérience client impeccable, tout en étant ultra-fiable dans ton suivi.

3. Relance des prospects (CRM)

Tu veux signer plus de clients facilement ? Il y a une recette simple (et pas si secrète) pour ça : relancer tes prospects. Oui, c’est aussi simple que ça ! Pourtant, beaucoup de freelances comptent encore sur leur cerveau pour se souvenir de rappeler telle ou telle personne. Pas très efficace, non ? 😅

C’est là que l’automatisation entre en jeu ! Si tu as déjà un CRM (si ce n’est pas encore le cas, c’est le moment de t’y mettre), tu peux automatiser les rappels de relance pour tes prospects. Par exemple, tu peux programmer ton CRM pour générer une liste de prospects à relancer après un certain délai : disons, 5 jours après qu’un prospect ait montré de l’intérêt mais sans suite.

Le CRM ne fait pas tout à ta place, mais il t’aide à rester régulier.e et organisé.e dans tes démarches commerciales, sans oublier aucune opportunité. Résultat ? Plus d’excuses pour ne pas relancer et plus de chances de convertir tes prospects en clients. C’est une petite automatisation qui peut avoir un énorme impact sur le développement de ton activité !

4. Le tri des emails

Tu reçois sûrement des dizaines d’emails par jour : factures, messages de clients, newsletters, emails sur lesquels tu es mis.e en copie… Bref, ta boîte de réception déborde et tu perds du temps à tout trier. 🤯 Et comme on le sait tous, trier ses emails à la main, c’est une tâche qu’on remet toujours au lendemain.

La solution ? Automatiser le tri de tes emails. La plupart des outils de messagerie, comme Gmail, te permettent de créer des règles qui vont automatiquement classer certains types d’emails dans des dossiers spécifiques.

Perso, j’ai mis en place des règles pour que :

• Les factures aillent directement dans un dossier dédié
• Les newsletters soient triées automatiquement dans un dossier à part
• Les prises de rendez-vous arrivent aussi dans un dossier spécifique

Résultat : ma boîte de réception reste claire et je ne perds plus de temps à chercher où sont mes factures ou à trier manuellement les newsletters.

Ça peut paraître basique, mais c’est une de ces petites automatisations HYPER SIMPLES qui te changent la vie !

5. La facturation

On va faire simple : si tu proposes des paiements en plusieurs fois à tes clients, il faut absolument que ta facturation soit automatisée.

Passer ton temps à éditer des factures, ce n’est clairement pas ce qui va faire avancer ton business. On est d’accord, c’est essentiel pour encaisser du chiffre d’affaires, mais honnêtement, tu as probablement mieux à faire !

Si ton logiciel de facturation te permet d’automatiser cette tâche, fonce.

Par exemple, si tu es freelance en micro-entreprise et que tu utilises un outil comme Freebe, tu peux programmer des factures automatiques pour chaque échéance de paiement. Une fois paramétré, tu n’as plus à t’en soucier. 🤖

Si ton outil actuel ne te permet pas de le faire, peut-être qu’il est temps de te pencher sérieusement sur la question.

Automatiser ta facturation, c’est retirer une épine du pied et te libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Et ça, c’est toujours bon à prendre, non ?

6. La prise de rendez-vous

Je sais, c’est un classique, mais tu serais surpris.e de voir combien d’entrepreneur.e.s passent encore des heures à envoyer des emails pour caler des rendez-vous.

Le ping-pong d’emails pour trouver un créneau, ça te parle ? Si c’est ton cas, il est temps d’automatiser tout ça.

Aujourd’hui, il existe plein d’outils qui te permettent de créer des règles de planification.

Tu définis tes disponibilités, et ensuite, tu partages un lien. Les personnes intéressées peuvent choisir un créneau, et hop, ton agenda se remplit sans effort.

Cerise sur le gâteau : la plupart de ces outils envoient aussi des rappels automatiques pour éviter les rendez-vous oubliés.

Ça te permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’avoir un meilleur contrôle sur ton emploi du temps. Et tu sais quoi ? C’est aussi un super moyen d’éviter les allers-retours d’emails interminables, et d’offrir une expérience client ultra fluide dès le premier contact.

Les outils à tester : Calendly (le plus connu), Tidycal (le meilleur rapport qualité/prix), Zcal, Notion Calendar ou même Google Agenda proposent ces services !

7. Les tâches récurrentes

Je vois encore trop d’entrepreneur.e.s qui comptent sur leur cerveau pour se rappeler de toutes les tâches récurrentes dans leur business. 😱

Mais soyons réalistes, ton cerveau est déjà bien assez sollicité sans ça ! Les tâches récurrentes, c’est tout ce qui revient régulièrement dans ton business : la facturation, la compta, le suivi des KPIs, ou encore ta planification mensuelle.

Ces tâches, tu peux facilement les automatiser dans ta to-do.

Ça ne veut pas dire que la tâche sera faite toute seule (même si on aimerait bien !), mais au moins, tu n’auras plus à y penser. Si tu utilises un agenda, tu peux créer des événements récurrents pour te rappeler de chaque tâche à intervalle régulier. Si tu travailles avec un outil de gestion de projet comme Notion, ClickUp ou Asana, tu peux paramétrer des tâches récurrentes qui vont automatiquement apparaître dans ta to-do.

Résultat : moins de charge mentale, et l’assurance que tu ne rates plus jamais une échéance importante. Une petite automatisation qui peut faire toute la différence, surtout quand tu délègues certaines parties de ton business à d’autres personnes.

8. Les raccourcis clavier personnalisés

Alors là, on entre dans le domaine des petites automatisations qui peuvent carrément te changer la vie ! 🤗

Tu tapes souvent les mêmes infos dans tes emails ou tes messages ? Des phrases qui reviennent tout le temps, comme ton adresse professionnelle, ton numéro de TVA, ou même des liens vers ton site ? Franchement, c’est hyper pénible de devoir chercher et copier-coller ces infos à chaque fois.

C’est exactement là que les raccourcis clavier personnalisés deviennent tes meilleurs alliés. Perso, j’ai automatisé pas mal de choses que je tape régulièrement, comme :

• Les liens vers mon site, mon podcast, ou ma page de prise de rendez-vous
• Les petites phrases de politesse ou de réponse rapide dans mes emails
• Les infos légales de mon entreprise : numéro de TVA, SIRET, adresse…
• Les codes couleur de ma charte graphique quand je crée du contenu

En deux clics, tu peux paramétrer ces raccourcis dans ton ordi (sur Mac, c’est dans les réglages). Et honnêtement, à chaque fois qu’un raccourci fait apparaître une phrase entière en une seconde, tu ressens un petit shot de dopamine hyper satisfaisant. 😉

Comment choisir les bonnes automatisations pour ton business

Maintenant que tu as découvert ces 8 idées d’automatisation, tu te demandes peut-être par où commencer et comment choisir celles qui sont les plus adaptées à ton business ?

La réponse est simple : commence par identifier les tâches qui te prennent le plus de temps et qui ont le moins de valeur ajoutée. ⏲️
Celles qui te font soupirer chaque fois que tu les vois apparaître sur ta to-do list !

Pose-toi ces questions :

• Est-ce que cette tâche revient régulièrement ?
• Est-ce que je pourrais la déléguer à un outil ?

Si la réponse est oui, alors tu as trouvé une bonne candidate pour l’automatisation.

Ensuite, tout dépend des outils que tu utilises déjà dans ton business. Chaque environnement est différent, donc explore les possibilités d’automatisation offertes par tes logiciels actuels (CRM, facturation, gestion de projet, etc.). Parfois, une simple règle ou un petit plugin peut te faire gagner un temps fou. Alors, n’aie pas peur d’expérimenter et de tester ce qui fonctionne le mieux pour toi !

Libère du temps et gagne en sérénité grâce à l’automatisation

L’automatisation, ce n’est pas seulement un moyen de gagner du temps, c’est un véritable levier pour améliorer ta productivité et alléger ta charge mentale.

En déléguant des tâches répétitives à des outils, tu te libères de l’espace mental et tu peux enfin te concentrer sur ce qui compte vraiment : développer ton business, travailler sur des projets passionnants, ou tout simplement te reposer un peu.

Imagine un quotidien où tes relances, ta facturation, tes rendez-vous et même le tri de tes emails se gèrent presque tout seuls. Plus besoin de jongler avec mille et une petites tâches. Tu gagnes en sérénité, et ça, c’est précieux dans la vie d’un.e entrepreneur.e.

Alors, prêt.e à automatiser ton business pour mieux en profiter ? Je suis certaine que tu en récolteras rapidement les fruits… avec, en prime, du temps libre rien que pour toi 🥳

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