Le task batching, tu connais ?

C’est une méthode d’organisation qui te permet de booster ta productivité en regroupant les tâches similaires ensemble.

D’ailleurs, si tu n’as pas entendu parler du task batching, tu connais peut-être le batch cooking. Le principe : s’organiser pour préparer tous les repas de la semaine en une seule fois pour gagner du temps. La productivité en cuisine, quoi !

Le task batching repose sur le même principe, mais peut être utilisé en dehors de la cuisine, pour booster ta productivité au travail et ailleurs !

C’est une méthode efficace qui te fera gagner du temps en évitant de papillonner d’une tâche à l’autre, car ton cerveau sera focus sur une typologie de tâches à la fois.

Je t’explique ! 

Qu’est-ce que le task batching ?

Le task batching est une méthode de productivité qui consiste à organiser sa journée ou sa semaine en regroupant les tâches semblables ensemble, et auxquelles on va dédier un bloc de temps défini. 

La méthode du task batching est une application pratique de la loi de Carlson, qui dit que “un travail réalisé de manière continue prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est effectué en plusieurs fois”.

En clair, le fait de faire plein de tâches en parallèle et de fractionner ses tâches est le meilleur moyen de tuer votre productivité.

Quand tu t’éparpilles à passer d’une tâche à une autre sans cesse dans ta journée, ton cerveau doit se recalibrer pour s’adapter à la nouvelle tâche à chaque changement. Tu perds ainsi de précieuses minutes à chaque fois que tu attaques une nouvelle occupation. 

À l’inverse, le task batching te permet de regrouper des tâches similaires ensemble et ainsi de : 

• augmenter ta concentration : ton cerveau est 100% focus sur ce que tu fais
• augmenter ta productivité : tu en fais plus en moins de temps, et c’est super gratifiant
• diminuer les distractions : quand tu groupes tes tâches, tu rentres dans un tunnel de concentration qui t’évite de te laisser distraire à la moindre occasion.

Le task batching, comment ça marche ?

Si tu t’organises comme la plupart des gens, tu fais probablement au début de la journée une liste de choses à faire.
Liste que tu prends ensuite dans l’ordre (ou pas), et à laquelle tu vas ajouter les appels auxquels tu dois répondre, la lecture de tes mails etc.

Par exemple, une liste de tâche que j’ai pu régulièrement voir chez mes coaché.e.s (ou même chez moi avant), pouvait ressembler à ça :
⏱️ de 09h00 à 10h00 : réponses aux mails
⏱️ de 10h00 à 11h00 : création de contenus
⏱️ de 11h00 à 12h00 : correction des exercices faits par mes coaché.e.s
⏱️ de 13h30 à 15h00 : visio avec client
⏱️ de 15h00 à 17h00 : travail sur le projet du moment
⏱️ de 17h00 à 17h30 : réponses aux mails
Tout ça entrecoupé de pauses, d’urgence et de scrolling sur les réseaux 🤯 

Ce fonctionnement au fil de l’eau te force à passer d’une tâche à l’autre de très nombreuses fois dans la journée. Ce qui implique qu’entre chaque tâche, tu dois : 

👉🏻 Ne pas perdre ou retrouver ta concentration pour entamer une nouvelle tâche

👉🏻 Changer d’état d’esprit et mettre ton cerveau dans le bon “mode” : tu n’utilises pas les mêmes compétences et la même manière de penser si tu rédiges un document ou si tu passes un coup de fil.

Sauf que les études montrent que ces transitions entre différentes tâches sont une énorme source de distraction et de procrastination.
C’est entre deux tâches qu’on commence à se dire : “Qu’est-ce qui se passe sur Instagram ?”, “Je prendrais bien ma 3ème pause café de la matinée…” ou encore “Oh et puis finalement, ce truc, je peux le faire demain”.

Bref, passer sans arrêt d’une tâche à l’autre, c’est le meilleur moyen de tuer sa productivité.

En regroupant les tâches similaires ensemble, tu construis un “cadre” d’organisation de ton temps qui t’évite de multiplier les transitions entre les tâches différentes. 

Par exemple, une semaine de task-batching pourrait ressembler à :
📅 Lundi : réponses aux mails le matin, correction des exercices l’après-midi
📅 Mardi : création de contenus
📅 Mercredi : journée focus sur le projet du moment
📅 Jeudi : journée de visio avec les clients
📅 Vendredi : comptabilité le matin et développement d’entreprise l’après-midi

En utilisant le task batching, tu te mets sur des rails et tu avances. Vite.

Comment t’organiser avec le task batching pour booster ta productivité ?

Ok, maintenant que je vous ai un peu expliqué en quoi le task batching consiste, il est temps que je vous dise comment vous pouvez intégrer le task batching à votre organisation.

1. Fais une liste de tes tâches récurrentes

 

Les tâches récurrentes, ce sont des tâches qui reviennent à un intervalle régulier, et qui restent toujours les mêmes.

Ça peut aussi bien concerner ta vie professionnelle que ta vie perso.

Quelques exemples de tâches récurrentes côté pro :
👉🏻 répondre aux mails,
👉🏻 passer des appels,
👉🏻 rédiger un rapport mensuel,
👉🏻 faire la compta,
👉🏻 envoyer une newsletter,
👉🏻 organiser une réunion,
👉🏻 nettoyer son espace de travail…
Je suis sûre que certaines des tâches que tu fais au travail reviennent régulièrement.

Quelques exemples de tâches récurrentes côté perso :
👉🏻 faire des courses,
👉🏻 faire la cuisine,
👉🏻 porter ses chemises au pressing,
👉🏻 passer la serpillère,
👉🏻 faire sa séance de sport,
👉🏻 promener le chien, etc.

En réalité, nos vies quotidiennes sont rythmées par un ensemble de tâches récurrentes qui nous permettent de répondre à nos besoins essentiels (manger, dormir, rester propres, etc.).

Pour mettre en place la méthode du task batching, la première étape est de faire une liste de tes tâches récurrentes.

• Quelles tâches est-ce que tu fais plusieurs fois par jour ?
• Quelles sont les tâches qui reviennent au moins une fois par semaine ?
• Quelles sont les tâches qui reviennent au moins une fois par mois ?

2. Groupe tes tâches

Reprends les différents éléments de ta liste et fais des groupes de tâches.

Pour faire des groupes pertinents, la méthode du task batching propose de prendre en compte 2 critères : 

👉🏻 Le type de tâche : ici, on prend en compte le niveau de concentration ou l’état d’esprit dans lequel vous devez être pour réaliser la tâche. Par exemple, on peut regrouper toutes les tâches de rédaction ensemble ou toutes tes tâches créatives ensemble, ton cerveau te remerciera, tu verras !

👉🏻 Les conditions “physiques” de la réalisation de la tâche : tu dois faire des courses ET passer à la banque une fois par semaine ? Groupe les tâches ensemble et optimise ton parcours pour gagner du temps.

À toi de voir les tâches qu’il te semble “logique” d’associer au sein d’un même groupe.
Tu peux également coupler cette technique du Batch Tasking avec celle de la méthode Pomodoro pour booster encore plus ta productivité et avoir une organisation au carré. 

3. Bloque un créneau de temps pour chaque groupe de tâches

Maintenant que tu as tes groupes de tâches, organise-les dans ton emploi du temps : pour chaque groupe de tâches, bloque un créneau dans ton agenda pour les réaliser.

Tu peux aussi t’aider de la matrice d’Eisenhower pour définir quelles tâches seraient les plus prioritaires. 

Tu peux t’organiser sur la journée, la semaine ou le mois.

Je te donne un exemple pour que tu comprennes comment ça marche, et comment le task batching peut se traduire concrètement dans mon organisation du quotidien : 

• À l’échelle du mois : je bloque des créneaux pour toutes les tâches de rédaction et de production de contenus : écrire les articles de blog, les newsletters, faire la compta etc.
• À l’échelle de la semaine : je bloque des créneaux de temps principalement pour les tâches de ma vie perso, comme faire des courses ou faire un peu de ménage
• À l’échelle de ma journée : je bloque 1h en fin de matinée, et 1h en fin de journée pour traiter mes emails, passer des appels si besoin, répondre aux messages sur Instagram, etc.

D’ailleurs, je ne peux que te conseiller le task batching pour les emails et les appels.
Depuis que j’ai calé 2 créneaux dans la journée pour traiter mes emails et le reste des messages que je reçois, j’ai ÉNORMÉMENT gagné en concentration. Je n’ouvre pas ma boîte mail si ce n’est pas le moment prévu pour le faire.

Je ne me disperse plus à chaque mail qui tombe, et je suis vraiment plus efficace 🚀 

Je sais aussi à quel moment je suis la plus apte à effectuer telle ou telle tâche de la manière la plus optimale car j’ai une connaissance précise de mon chronotype. Si tu veux savoir comment t’organiser en fonction de ta biologie, je t’invite à aller découvrir cet article sur les chronotypes.

Alors, est-ce que le task batching est fait pour toi ?

Le task batching n’est pas fait pour tout le monde. Comme n’importe quelle méthode de productivité, il y a celles et ceux pour qui ça marche, et les autres, pour qui la méthode ne fonctionnera pas forcément.

Tu devrais utiliser le task batching si tu réponds OUI à ces questions : 

✔️ Tu as du mal à te concentrer pour réaliser un type de tâche en particulier ? Ou que tu as du mal à te concentrer de manière générale ?

✔️ Tu te distrais facilement lors de tes sessions de travail ? Tas besoin de te couper de toutes distractions pour faire avancer tes projets ?

✔️ Ton environnement de travail est une mine de distractions potentielles ?

✔️ Tu répètes certains types de tâches de manière régulières ?

Peut-être que le task batching n’est pas pour toi si : 

❌ Ton travail est super variable, et que tu dois pouvoir t’adapter super rapidement à des situations très différentes.

❌ Ton travail ne te demande pas d’exécuter des tâches qui demandent une grande concentration sur plusieurs heures. Par exemple, si tu as un travail très centré sur le contact humain par exemple, et que ton job consiste à enchaîner les rendez-vous.

❌ Tu n’as pas de problème à faire des transitions efficaces entre 2 tâches.

❌ Tu aimes avoir une très grande variété de tâches dans une seule journée.

Tu l’as compris, le task batching est une technique super utile quand tu as des tâches qui reviennent régulièrement et qui te permet d’augmenter ta productivité en évitant de papilloner dans tes journées. Ça te rend plus efficace, plus concentré.e et te permet de produire un travail de meilleure qualité.

Bref, c’est une méthode d’organisation qui te permet de booster ta productivité au quotidien ! Tu attends quoi pour t’y mettre ? 😉 

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