Gérer son temps est une problématique pour de nombreux.ses entrepreneur.e.s

Et c’est normal, car l’emploi du temps d’un.e freelance a un seul mot d’ordre : optimisation du temps de travail !

Fini le temps du salariat où les journées avaient (généralement) un début et une fin et le salaire était sensiblement le même d’un mois sur l’autre.

Dans le monde de l’entrepreneuriat, quel que soit le business model sur lequel tu te positionnes, le temps c’est de l’argent.

Organiser son emploi du temps est une épreuve.

L’efficacité, l’organisation, l’optimisation deviennent des obsessions.

Être productif est une course.

Tracker et supprimer les pertes de temps devient une nécessité.

Alors, je te rassure ⬇️

Le monde ne se divise pas entre personnes organisées et productives qui ont un planning parfait et personnes débordées à l’emploi du temps chaotique.

Apprendre à s’organiser, à hiérarchiser ses priorités, à faire des choix efficaces, c’est possible ! Personne ne naît avec un outil de planification intégré au cerveau.

La première cause de désorganisation des entrepreneur.e.s c’est généralement cet emploi du temps qui déborde et auquel on ne voit pas de solution.

Tu imagines que tu ne pourras pas optimiser ton temps autrement qu’en supprimant une prestation client ou une tâche qui te tient à cœur ?

Et si je te disais que c’était bien plus simple et facile que ça ?

Pourquoi tu perds du temps : les raisons de ta désorganisation et de ton manque de productivité 🕔

Je ne compte plus le nombre d’idées reçues que je vois circuler sur la productivité et l’organisation.

Mais une des idées reçues qui m’agace le plus, c’est de partir du principe que gagner du temps dans sa journée est difficile et compliqué.

En disant ça, on écarte toute possibilité de regarder le problème en face.

Et on s’éloigne encore plus des solutions pourtant simples à appliquer.

On continue de rester dans la maladie du “j’ai pas le temps”.

On estime que pour gagner du temps, on doit d’abord en perdre.

Pourtant, la gestion du temps, c’est à la portée de chaque freelance.

J’ai régulièrement cette affirmation en coaching “Mais Claire, je suis débordé.e, j’ai pas le temps de mettre en place des process, de faire un état des lieux, de changer des choses.”

Mais j’ai des solutions pour changer les choses et alléger ton planning, c’est promis !

Je vais peut-être te choquer, mais gagner du temps dans ta journée, c’est TRÈS simple.

Il s’agit juste d’actionner les bons leviers et de travailler pour les activer (oui, ça n’arrive quand même pas tout seul d’un coup de baguette magique)

Tu ne connais pas la Loi de Pareto ?

La première chose à faire, avant même d’appliquer mes 3 étapes, c’est de découvrir la fameuse loi de Pareto.

Tout.e entrepreneur.e en a forcément déjà entendu parler.

Mais c’est pas pour autant que cette loi est comprise.

Cette fameuse loi de Pareto indique que 80% de tes résultats viennent de 20% de tes actions.

Quand on la voit pour la première fois on peut se dire “Mais ! C’est n’importe quoi ! Comme si 80% de mes actions étaient inutiles ? 😱”

Alors, je te rassure tout de suite, ça n’est pas le cas.

Enfin pas vraiment.

Mais quand tu regardes le ratio temps passé sur une tâche et retour sur investissement de cette même tâche, c’est rarement glorieux.

L’exemple le plus flagrant que je peux donner, c’est de passer 2 heures sur la création d’un joli carrousel sur Canva, pour récolter 10 likes sur Instagram (oups 🥲).

Alors que tu peux passer 2 heures à faire un audit pour un.e client.e et facturer ceci à 350€ par exemple.

Donc, ayant ceci en tête, on va commencer notre optimisation du quotidien pour gagner du temps par l’étape de l’analyse de ton temps de travail.

Pourquoi ça fonctionne ?

Etape 1 – Analyse de ton planning et de ton quotidien

Avant de commencer ta journée de travail, commence par noter toutes les tâches que tu as à effectuer dans ta journée 🖋️

Ensuite, tu peux commencer ta journée.

Et que ça soit à l’aide d’un stylo et d’un carnet, d’un outil comme Toggl ou Clockify ou même un espace Notion, peu importe, note TOUT ce que tu fais dans une journée de travail.

Reporte sur ta did-list (listes de tâches effectuées) toutes les tâches qui te prennent plus de 2 minutes à exécuter (sauf si tu fais plusieurs fois par jour la même micro-tâche de moins de 2 minutes, ça peut être intéressant de l’optimiser !).

Même les plus urgentes, même les imprévues.

Une fois arrivé à la fin de ta journée de travail (rassure-moi, tes journées de travail ont bien une fin ? 🤣), c’est parti pour l’analyse !

Tu verras que souvent, au rythme des urgences et des imprévus, la liste de tâches effectuées diffère de la liste de tâches prévues le matin même.

Puis identifie toutes les tâches où tu perds du temps : interruptions, scrolling sur les réseaux, tâches à faible valeur ajoutée, tâches répétitives, etc…

L’objectif est d’identifier les tâches que tu pourrais optimiser, même si ça ne te fait gagner que 2 minutes a priori.

Une fois la liste de ces tâches en poche, on passe à l’étape deux de l’optimisation de notre journée de travail.

Etape 2 – Gagner du temps minute par minute pour mieux gérer sa journée grâce à l’optimisation

“Les petits ruisseaux font les grandes rivières”, tu connais sûrement cet adage ?

Pour ne pas se mettre la pression à gagner 5 heures par semaine d’un seul coup, au risque de voir la tâche trop grande, on va opter pour la stratégie des petits pas.

Comment faire ?

En essayant de gagner d’abord 10 minutes dans sa journée de travail 🎯

Je te donne 3 exemples très simples :

Arrêter le scrolling, cette pratique mangeuse de temps 📱

Une mauvaise manie que je vois chez énormément d’entrepreneur.e.s, c’est d’ouvrir Instagram (ou autre réseau social), environ 50 fois par jour. C’est clairement LA distraction par excellence.

Tu peux mesurer ton addiction très simplement en te rendant dans la partie “Temps d’écran” (iPhone) ou “Bien-être numérique” (Android) de ton téléphone.

Une fois que tu verras que tu passes 4h30 par jour à être sur le réseau social, alors que tu ne t’y rends que par tranches de 2 minutes, tu verras que la loi de Paretto a encore eu raison de toi.

Tu peux installer un système qui bloque l’accès aux applications que tu consultes le plus, qui supprimes les notifications de ton téléphone ou qui le rendent complètement inaccessible durant une tranche de temps définie (en se calquant sur la méthode Pomodoro par exemple)

Je te conseille les applications suivantes : Forest App ou Pomodoro Timer.

Utiliser des templates d’email pour gagner du temps

Je ne doute pas que tu passes également un volume de temps assez conséquent au quotidien à gérer ta boîte mail.

Mais j’imagine que la plupart des emails que tu reçois peuvent recevoir une réponse plus ou moins standard.

Je te conseille d’avoir une base de modèles d’email à utiliser plutôt que de partir de zéro à chaque fois.

Tu n’auras qu’à changer quelques infos plutôt que de tout retaper à la main = gain de temps simple et efficace !

Tu peux également te constituer une base de données de style “Foire aux questions” avec les réponses aux questions que tu reçois le plus souvent par mail.

Pas besoin de passer des heures à constituer cette base de données ou à rédiger ces templates, tu les as déjà dans tes messages envoyés, il n’y a qu’à faire un copié/collé 😉 Et à enrichir cette ressource au fur et à mesure.

L’automatisation des petites tâches pour augmenter ta productivité

Je suis sûre que comme moi, tu as mieux à faire que reporter une info d’un outil à un autre, que de faire un envoi de mail à la main alors qu’il existe des solutions simples et gratuites pour le faire à ta place.

Aujourd’hui, l’automatisation n’est plus réservée qu’aux geeks. Grâce à l’essor du no-code, c’est à la portée de n’importe quel.le entrepreneur.e !

• Tu peux utiliser Zapier pour reporter toutes tes ventes automatiquement de ton outil de vente à ta base de données chiffre d’affaires.

• Tu peux utiliser les fonctionnalités natives de ton logiciel d’emailing (comme Brevo, Mailerlite ou Convertkit par exemple) pour envoyer automatiquement des mails à tes prospects selon leur parcours dans ton tunnel de vente.

Des tâches qui ne te prennent que quelques minutes par jour, mais qui pourraient tout simplement disparaître de tes journées de travail, ça serait pas beau ça ?

Et tout ceci te libérerait du temps efficace à dépenser ailleurs, de manière plus productive, sur une tâche qui te rapporterait plus (encore cette loi de Pareto).

Je t’ai donné ici 3 exemples très simples mais très concrets qui te permettent de gagner plusieurs minutes par jour.

Et maintenant, quelle est la suite ?

Etape 3 – Intégrer l’efficacité à son organisation au quotidien et créer de nouvelles habitudes

Une fois que les étapes 1 : lister toutes les tâches effectuées dans la journée et 2 : optimiser ce qui peut l’être et supprimer les pertes de temps sont effectuées et maîtrisées, il suffit de recommencer ♻️

Une fois que tu as gagné 10 minutes dans ta journée grâce à l’optimisation d’une tâche, l’étape suivante est d’identifier le prochain levier à actionner :

• supprimer des tâches inutiles dans ton business
• déléguer certaines actions
• automatiser des petites tâches
• muscler sa concentration
• apprendre à gérer tes clients (et/ou ton équipe) pour éviter de se faire interrompre

Gagner 2 heures dans une journée n’est pas aussi compliqué que ce que tu pourrais penser.

Il suffit de gagner 5 minutes, puis 10 et de compter sur l’effet cumulé pour au final retrouver de la sérénité et de la liberté et voir ta productivité grimper en flèche grâce à ces interruptions supprimées.

La puissance de l’effet cumulé

Si tu doutes encore de l’effet que ça peut avoir de gagner quelques minutes dans une journée, je te propose de découvrir un outil particulièrement percutant.

C’est un site où tu identifies le temps que te prends la réalisation d’une tâche que tu effectues dans ton quotidien de travail.

Tu indiques combien de temps elle te prend, et combien de fois par jour tu la réalises.

Ici, j’ai fait le test avec la tâche d’écrire un mail de réponse, une petite tâche de 3 minutes que je réalise 5 fois par jour.

Si je la supprime, en 5 ans je gagnerai presque 12 jours en temps de travail.

En temps de vie, c’est 2.7 semaines, tu peux le tester pour ton organisation personnelle, pas que pour le business.

Est-ce que je dirais non à 12 jours de congés au lieu de passer 12 jours à écrire des mails sans grande valeur ajoutée ?

Tu vois qu’une bonne gestion de son temps de travail peut t’apporter des résultats hyper concrets comme te libérer plusieurs jours par an.

Je te laisse méditer à ceci et surtout, tester cet outil !

Cet outil c’est le site cvlc : ça vaut le coup ?

Le déclic de l’efficacité et de la productivité 📈

Pas besoin de faire Polytechnique pour comprendre que ce travail d’optimisation et d’organisation ne se fera pas tout seul.

Oui, ça nécessite de se retrousser un peu les manches et de travailler pour optimiser les choses les plus évidentes. Celles qui ne nous viennent pas en tête tout de suite. Celles qu’on ne place pas tous en haut de notre liste des priorités.

Puis les petits recoins plus sombres de ton business. L’idée étant de faire une liste exhaustive pour traquer et supprimer toutes les pertes de temps et optimiser au mieux toutes tes journées.

Mais ce que je voulais te transmettre aujourd’hui, c’est que c’est POSSIBLE d’optimiser tes journées.

C’est possible si tu vises des petites améliorations qui vont se cumuler pour obtenir un effet d’optimisation certain et conséquent.

Il faut être prêt.e à prioriser et à dire non à certaines actions qui n’apporteront aucune valeur ajoutée à ton business.

Au lieu de t’embarquer dans des révolutions de business complètes qui tiennent rarement dans le temps et qui demandent un très très gros investissement de départ.

C’est quand même plus simple d’agir petit à petit pour obtenir de vrais résultats au quotidien, non ?

Et voilà, grâce à ces 3 étapes, tu as toutes les clés en main pour gérer et organiser efficacement ton temps de travail !

Et si tu veux savoir comment gagner du temps dans ton business dès maintenant, tu peux répondre à ce test gratuit de 12 questions que j’ai créé spécialement pour toi !

Tu réponds à ces questions et je t’envoie un plan de productivité personnalisé en quelques minutes dans ta boîte mail 📩

PS : Attention, il s’agit d’un test à destination des freelances, entrepreneurs, dirigeants de business !