Avant de rentrer dans le vif du sujet et de te présenter 5 astuces de productivité pour gagner du temps et être plus efficace, je me dois de faire un petit rappel jamais inutile : la productivité n’est intéressante que si tu travailles sur les tâches qui ont de la valeur. Avant de commencer à bien gérer ton temps et à vouloir être productif.ve, il faut donc que tes priorités soient claires.

Une fois que tes priorités sont bien définies et alignées avec tes objectifs à court et long terme, tu peux commencer à t’organiser et à mieux gérer ton temps pour éviter de le gaspiller !

 

Astuce productivité #1 :
Transforme ton smartphone en allié

99% du temps, nos smartphones sont des distractions qui entravent notre productivité et nous font perdre du temps : dès qu’une notification arrive, on est immédiatement distrait.e de son travail… Et on se retrouve rapidement à scroller à l’infini sur Instagram ou à se perdre de vidéo en vidéo sur Youtube.

De mon point de vue, 99% des notifications que l’on reçoit ne demandent pas notre attention immédiate. Voire notre attention tout court. Alors au lieu de laisser nos téléphones nous distraire de nos priorité et de notre travail, une stratégie peut-être de les transformer en alliés de notre productivité :

✔️ désactive toutes les notifications provenant des réseaux sociaux, et de toutes les applications qui ne sont pas vitales
✔️ utilise une application de productivité type Forest pour t’aider à te concentrer sur ta tâche et te dissuader de déverrouiller ton téléphone toutes les 5 secondes
✔️ utilise le calendrier de ton téléphone pour faire un du time blocking et mieux gérer ton temps
✔️ ou éteins-le, tout simplement. Zéro notifications, zéro distraction !

Astuce productivité #2 :
Programme une alarme de fin de journée

Tu te rapelles de ce que j’ai dis des priorités plus haut ?

Une de mes stratégies préférées ces derniers temps est de mettre une alarme qui, au lieu de marquer le réveil et le début de la journée, me signale la fin de mon temps de travail.

J’ai mis en place ce nouveau petit rituel pour reprendre le contrôle sur mon temps et m’accorder de vraies soirées sans travail : j’ai programmé une alarme tous les jours une heure avant la fin de ma journée, prévue au plus tard autour de 19h. L’alarme sonne donc tous les jours entre 17h30 et 18h.

Quand cette alarme sonne, le fait de savoir qu’il ne me reste qu’une heure de travail devant moi me donne un léger sentiment d’urgence qui m’encourage à :

👉🏻 revoir ma liste de tâches et mes priorités de la journée pour réaliser ce qu’il y a de plus important avant la fin de ma journée
👉🏻 restée hyper concentrée sur cette dernière heure de travail pour faire le maximum dans le temps qu’il me reste

Depuis que j’ai mis en place ce compte à rebours sur la fin de mes journées de travail, j’ai remarqué que je finissais presque toujours la journée avec un regain d’énergie. La plupart du temps, je finis la journée avec la grande majorité des tâches importantes faites, ce qui me laisse le sentiment tellement agréable du travail accompli. Et je repars le lendemain sur cette base de sérénité et de satisfaction essentielle à ma productivité.

« La seule vraie richesse d’un être humain est le temps, c’est aussi la seule qu’on ne peut se permettre de perdre. »

Astuce productivité #3 :
Mesure le temps passé sur tes tâches

C’est en fait la partie “diagnostic” de la gestion du temps.

On a tendance à surestimer ou sous-estimer le temps nécessaire pour réaliser une tâche.

Une manière de résoudre ce problème est de mesurer le temps que tu passes sur tes tâches récurrentes pour avoir une vision réaliste de la manière dont tu dépenses ton temps.

Au début de l’année, j’ai ainsi mesuré le temps que je passais à créer le contenu (articles, photos…) pour le blog et les différents réseaux sociaux que j’alimente régulièrement. Entre les articles de blog, Instagram, Pinterest et la newsletter du blog, j’avais alors évalué à 8 jours par mois le temps passé sur des tâches de rédaction, photos, etc. Soit ⅓ de mon temps de travail. Ce qui était bien trop important compte tenu de tous les projets sur lesquels je voulais (et devais) travailler.

J’ai donc commencé à réfléchir à des stratégies pour réduire ce temps et dégager un peu d’espace pour travailler sur les autres projets qui me tiennent à coeur. C’est ainsi que j’ai mis en place une stratégie et une organisation qui me permet de grouper les tâches similaires ensemble pour gagner du temps.

Tu peux faier un suivi de ton temps ton calendrier (comme du time-blocking inversé), ou utiliser une application dédiée à la mesure du temps, comme Toggl par exemple.

 

Astuce productivité #4 :
Fais des groupes de tâches

Voilà une stratégie hyper efficace pour gérer toutes les tâches récurrentes de ta liste. Grouper les tâches similaires ensemble te permettra de gagner du temps. Le principe de regrouper les tâches similaires ensembles et tiré de la Loi de Carlson.

Par exemple, je dois régulièrement prendre des photos pour alimenter les réseaux sociaux et illustrer les articles que je publie ici sur le blog. Faire une séance de photo par semaine s’avère bien plus stratégique que d’étaler cette tâche en plusieurs sessions : une fois que le matériel est sorti et que je suis lancée, ça va plus vite que de faire au fur et à mesure.

Pour regrouper les tâches similaires dans votre emploi du temps, la première étape consiste à identifier ces groupes de tâches. Il faut donc commencer par classer tes tâches récurrentes en catégories, en utilisant les critères pertinents. Ce peut être :

👉🏻 La nature de la tâche (ce que tu dois faire)
👉🏻 La difficulté de la tâche (l’énergie qu’elle te demande)
👉🏻 Le lieu de réalisation de la tâche (pour les tâches qui te demandent de te déplacer ou d’être dans un endroit spécifique, comme les courses par exemple)

Mes tâches récurrentes sont classées par nature de la tâche : rédaction, prise de photo, tournage de vidéo, tâches administratives…
Depuis que j’ai réuni les tâches similaires ensemble, j’ai réduit d’un tiers le temps passé sur mes activités récurrentes, ce qui est un résultat plutôt satisfaisant !
Autant de temps économisé que je peux ensuite réinvestir dans des projets plus créatifs.

 

Astuce productivité #5
Donne-toi une structure

Tu as remarqué comme il est facile de procrastiner des actions quand on a aucune pression pour les réaliser ? C’est exactement ce à quoi les deadlines servent : créer un cadre temporel qui encourage l’action.

Bien sûr, les deadlines peuvent venir de l’extérieur : ton.ta chef.fe qui te demande de réaliser quelque chose avant le 15 de ce mois, ou la date à laquelle les déménageurs arrivent pour emporter tes affaires sont des deadlines qui peuvent difficilement être ignorées. Elles exercent une influence très fortes sur ton emploi du temps et ton organisation, et tu as assez peu de contrôle sur elles.

Mais tu peux aussi décider de créer tes propres deadlines pour t’assurer de progresser régulièrement sur ce projet personnel qui te passionne, ou sur toutes les tâches de la vie d’adulte que tu as tendance à procrastiner.

 

Pour résumer, si tu veux mieux gérer ton temps, tu peux mettre en place une ou plusieurs de ces 5 astuces pour booster ta productivité et gagner du temps : 

✔️ Transforme ton téléphone en allié de ta productivité en utilisant une application dédiée ou le time blocking
✔️ Programme une alarme de fin de journée
✔️ Mesure le temps passé sur chacune de tes tâches pour identifier les points d’amélioration
✔️ Fais des groupes de tâches et réalise-les en une fois
✔️ Donne-toi une structure, aussi légère soit-elle pour créer une contrainte suffisante pour te pousser à avancer efficacement sur tes projets.

 

Tu as d’autres super astuces pour mieux gérer ton temps ?