Une des questions qui revient SYSTEMATIQUEMENT quand j’interviens dans une conférence ou dans une formation, c’est : quel est le meilleur outil pour s’organiser ?

Ça ne rate jamais, on me pose toujours la question…

Et je suis toujours un peu coincée quand ça arrive, car la seule réponse qui me vient à l’esprit c’est évidemment “ça dépend”.

Que l’on travaille dans le digital, le web-marketing, ou non, les outils pour s’organiser, être productif et finalement atteindre ses objectifs, il y en a plein !

Et si j’en connais beaucoup, je ne les connais pas tous. C’est simple, il en sort un toutes les semaines, et ce serait un objectif complètement irréaliste de vouloir tous les connaître et encore plus de tous les maîtriser.

Imaginer que dans cette foule d’outils que l’on a à notre disposition, il y en ai UN, mais UN SEUL qui soit le meilleur, et que ce soit le meilleur pour tout le monde, c’est, si tu veux mon avis, se fourrer le doigt dans l’œil.

Mais il y a encore pire que de croire qu’il existe UN outil qui serait le meilleur choix pour tout le monde, quel que soit ton métier, tes besoins et ton mode de fonctionnement.

Pire que ça, il y a croire dur comme fer qu’il existe un outil qui comme par magie résoudra tous tes problèmes d’organisation et de concentration.

Si tu penses que tes problèmes d’organisation et de procrastination viennent d’un outil, je ne te jette pas la pierre ! Quand on est entrepreneur ou freelance, généralement seul aux commandes de notre business, on aimerait croire qu’un outil pourrait venir remplacer une équipe à notre service 😅

L’outil magique pour piloter son business n’existe pas

Je ne te fais pas cette introduction pour te décourager de lire cet article de blog. Mais je ne parle JAMAIS d’outils sans mettre un genre d’avertissement

Peut-être que dans quelques années, avec les progrès de l’intelligence artificielle et la révolution digitale, on se rapprochera de cet outil parfait qui te dira ce que tu dois faire, à quel moment et tout ça sans que tu aies besoin de lever le petit doigt.

On y est pas encore et cette perspective me fait dans tous les cas moyennement rêver. Laisser une machine devenir maître de mon temps et de ce que je fais ? Très peu pour moi !

Tu veux découvrir le MEILLEUR outil pour entrepreneur et freelance, celui qui te permettra de t’organiser et de devenir efficace ?

Il se cache peut-être dans cet article de blog !

Je dis peut-être car tu verras que j’ai une vision très pragmatique des outils d’organisation, assez loin de ceux qui te présentent les outils comme des solutions miracles…

À chaque nouveau logiciel et à chaque nouvelle application qui sort, on te promet monts et merveilles ! On te promet que tu vas réussir à te concentrer et à être efficace. On te promet que grâce à cet outil, tu vas te débarrasser de la charge mentale et retrouver du temps. On te promet même que tu vas avoir plus de résultats et faire plus d’argent.

Créer une campagne digitale en un clic, avoir une stratégie de communication d’un claquement de doigt, implémenter une formation digitale en un moulinet…

Bref, chaque outil qui sort serait un genre de baguette magique qu’il suffirait de télécharger et d’utiliser vaguement pour que d’un coup tu vives ta meilleure vie et que tu puisses siroter des cocktails au soleil.

Je caricature, mais tu as l’idée.

Donc évidemment que tu finis par croire que ce qui cloche dans ton organisation, c’est l’outil que tu utilises. Évidemment que toi aussi tu veux ton bout d’Eldorado de la productivité comme tout le monde.

Je comprends à 100% ce désir !

Et j’aimerais te dire que oui, je vais te donner la clé universelle de la productivité et de l’efficacité, et qu’en plus, cette clé est un outil magique qui va d’un coup faire disparaître ta charge mentale et la procrastination.

La vérité, c’est qu’aucun outil ne te donnera plus de 24 heures dans une journée. Ni le super pouvoir de faire ce que tu as la flemme de faire.

Si cet outil magique existait, tu peux croire que je serais la première à faire un emprunt sur 35 ans pour me le procurer !

Avant de choisir tes outils, travaille sur ton organisation et ta stratégie

Quand on est entrepreneur, qui plus est, en ligne ou dans le domaine du digital, on peut avoir tendance à penser que les outils en ligne sont la clé de 90% des problèmes rencontrés.

Je suis persuadée que les outils, qu’ils soient digitaux ou pas, ne sont pas des solutions miracle. C’est parfois même une bonne manière de se mettre de la poudre aux yeux, et de masquer les vraies problématiques d’organisation.

Mener une transformation dans son business ne passe pas QUE par intégrer un nouvel outil à ses habitudes (loin s’en faut).

Si tu cherches à retrouver du contrôle sur ton temps et sur ta todo pour gagner en sérénité et en efficacité, je ne te conseillerai pas tel ou tel outil. Beaucoup plus important, je t’encouragerais à t’intéresser et à modifier tes habitudes d’organisation. Car quand on fait le bilan d’une bonne organisation, c’est avant tout les habitudes que tu mets en place qui comptent !

Avec les bonnes habitudes, tu peux avoir une organisation au top simplement avec un carnet, un stylo et un projet bien pensé. Avec le bon outil mais pas d’habitude d’organisation bien ancrée, tu ne feras pas mieux qu’aujourd’hui.

Évidemment, je ne dis pas tout ça pour te décourager de trouver les BONS outils, ceux qui te permettront de gagner du temps, ceux qui t’aideront à y voir plus clair dans tes priorités ou qui te permettront de te concentrer plus facilement.

Oui, les outils sont un élément important d’un système d’organisation, mais ce n’est pas LE PLUS important. D’ailleurs ça fait maintenant plus d’un an que je produis un podcast, et je n’ai consacré qu’un seul épisode aux outils d’organisation et de productivité.

Et pourtant des outils géniaux, il y en a plein, et je suis sûre que si tu les utilises au quotidien, tu pourrais encore accélérer ton organisation et ta productivité !

Les différents types d’outils digitaux

Il y a d’abord les outils qui te permettent de construire véritablement un système d’organisation dans son ensemble. Et de créer une espèce de QG qui te permettra de facilement garder un œil sur tes projets, tes tâches etc. C’est ici qu’on va retrouver Notion, Click-Up, Asana, …

Il y a ensuite les outils de ton quotidien qui, mine de rien, peuvent te faire gagner un temps fou… Ou au contraire te mettre des bâtons dans les roues. Ici, je mets ton client email comme Outlook ou Gmail par exemple, ou alors ton logiciel de compta si tu es à ton compte.

Et puis il y a ces petites applications, ces extensions chromes et autres plugins qui l’air de rien peuvent diviser par 2 ou 3 le temps que tu mets à faire certaines tâches. C’est aussi dans cette catégorie que tu retrouveras toutes les petites applications de productivité qui t’aideront à éloigner les distractions et à rester focus et efficace.

J’aurais pu rajouter les outils d’automatisation, de webmarketing ou les outils comme Canva qui permettent de gagner du temps sur la création de visuels par exemple.

Tous ces outils numériques vont te permettre de grapiller du temps un peu partout dans tes journées de travail. Ils vont rendre les tâches ingrates un peu moins rebutantes, et ils vont t’aider à te concentrer pour avancer efficacement.

Je vais partager avec toi les outils que j’utilise dans mon quotidien d’entrepreneure, et qui me font gagner beaucoup, beaucoup de temps.

En fait, j’ai fait même un petit peu plus qu’un article de blog sur le sujet, puisque j’ai rassemblé plus de 35 outils d’organisation, de productivité et de concentration, que tu peux aller découvrir en cliquant ici. En fait, je te mets à disposition ma “boîte à outils”, avec toutes les applications et autres extensions Chrome que je recommande régulièrement à mes clients en fonction de leurs besoins.

Après cette introduction d’une longueur pas tout à fait raisonnable, je crois qu’il est temps que je t’emmène dans les coulisses de mon organisation pour t’en dévoiler les rouages !

Notion : l’outil roi des entrepreneurs

Le premier outil dont je voulais te parler, c’est Notion.

Notion, c’est une application qui permet de créer des espaces de travail complets. C’est un outil un peu difficile à décrire car en réalité c’est un outil super polyvalent qui permet de faire des listes, des plannings, mais aussi de prendre des notes par exemple.

Quand on arrive dans Notion la première fois, ça peut être un peu déroutant, car on arrive devant une page vide. C’est à chaque utilisateur de s’emparer des possibilités offertes par l’outil pour créer SON système d’organisation.

Si tu me suis depuis longtemps, tu sais qu’il y a quelques années, j’utilisais un bullet journal pour organiser tous les aspects de ma vie. Ce que j’aimais avec la méthode du bullet journal, c’est que je pouvais adapter les différents “bloc” de la méthode à MES besoins.

C’est exactement ce que j’ai retrouvé dans Notion. J’ai des blocs à ma disposition, que je peux agencer comme je veux. Mieux, les blocs communiquent entre eux, et je peux super facilement faire le lien entre par exemple ma liste de tâches du quotidien et mes objectifs en cours.

Je suis passée sur Notion en 2020, et même si je vois un peu mieux aujourd’hui les limites de l’outil, ça reste clairement une de mes applications favorites de tous les temps !

En fait, c’est depuis Notion que je gère TOUS les aspects de mon business :

C’est là que je planifie mes projets C’est là que je fais ma todo au jour le jour C’est là que je fais mon calendrier éditorial C’est là que je fais le suivi de mes clients en coaching C’est là que je prends mes notes ou que je rédige mes épisodes de podcast

Bref, c’est le centre névralgique de tout mon travail !

Tout ce que je fais au quotidien est planifié, exécuté et documenté dans Notion. En fait si demain je devais déléguer une partie entière de mon activité, je n’aurais qu’à partager la page Notion correspondante pour que la personne trouve tous les process à suivre, les checklists qui vont bien etc.

Notion, c’est comme mon deuxième cerveau ! Et la vérité, c’est que d’avoir tout centralisé comme ça au même endroit, et d’avoir un outil qui répond à tous mes besoins du quotidien, ça m’a enlevé une charge mentale incroyable !

Avant Notion, j’étais organisée. Avec Notion, je suis passée à la vitesse supérieure : je décharge absolument toutes mes idées et mes tâches dans l’outil, et je suis sûre de ne plus rien oublier. C’est en grande partie à Notion, couplé évidemment aux habitudes d’organisation que j’avais déjà bien ancré, que j’ai dit bye bye à la charge mentale, à la procrastination, et que j’ai retrouvé de la sérénité dans mon quotidien professionnel.

Cerise sur le gâteau : c’est un outil collaboratif très puissant !

Gmail : mon outil indispensable au quotidien

Deuxième outil dont je ne me passerais plus : Gmail

Je sais que c’est un basique, mais un basique que j’adore ! Avant d’être sur Gmail, j’étais dans la team Outlook. J’avais emmené Outlook avec moi, comme un héritage de mes années de salariat. Sauf que je DETESTE Outlook. Peut-être parce que je ne sais pas bien l’utiliser tu me diras, mais on ne me sortira pas de la tête qu’Outlook est tout sauf ergonomique. Bref, j’ai quitté Outlook pour Gmail et ça a été comme un bol d’air frais !

Déjà, j’aime l’interface, beaucoup plus épurée. Et puis les étiquettes que l’on peut créer et attribuer avec un simple cliquer-glisser. C’est fluide, c’est facile et moi j’aime bien quand ça me demande zéro effort.

Du coup dès que je suis arrivée sur Gmail, j’ai créé un système de classement super simple, et à la fin de la journée, je peux te dire que ma boîte mail est mieux rangée qu’un tiroir de chaussettes après le passage de Marie Kondo ! Je sais que c’est tout bête, et probablement que j’aurais pu faire plus ou moins la même chose sur Outlook… N’empêche que passer sur Gmail m’a réconciliée avec ma boîte mail, et que j’ai définitivement dit bye bye à la charge mentale des mails qui trainent ou que j’oublie au fond de ma boîte de réception.

Autre fonctionnalité de Gmail super simple à utiliser dont j’use et j’abuse au quotidien : les modèles d’emails.

Dès que je réponds à une question qui reviens régulièrement, ou que j’accueille une nouvelle cliente en coaching, j’utilise les modèles d’emails. Deux clics, quelques modifications et je peux répondre super facilement aux emails que je reçois !

Je te parle de Gmail parce que c’est ce que j’utilise, mais il y a évidemment d’autres clients email absolument géniaux comme Spark par exemple. Mais j’avais dit que je ne parlais que des outils que j’utilise, et pour le reste, je te laisse aller explorer la boîte à outils spéciale freelances et entrepreneurs que j’ai créé !

Calendly : pour une prise de rendez-vous fluide

Troisième outil que j’aime d’amour pour le temps qu’il me fait gagner : Calendly.

En fait, je devrais même dire Calendly ET Appointlet, puisque je suis doucement en train de migrer vers Appointlet après avoir utilisé Calendly pendant plusieurs années.

Mais commençons par le début : Calendly et Appointlet sont 2 outils en ligne qui permettent de planifier des rendez-vous avec un simple lien. Pour faire simple, si tu me contactes et que je te propose un rendez-vous, attends-toi à recevoir un lien qui te permettra de directement réserver un créneau dans mon agenda.

La beauté de la chose, c’est que c’est évidemment super pratique, et que ça évite de faire 50 allers-retours par mail pour trouver un créneau en commun. Pour un parcours client simple et efficace !

Typiquement, si tu te poses la question de faire un coaching avec moi, il te suffit de cliquer sur un lien pour prendre rendez-vous avec moi et pouvoir directement échanger sur ton organisation et ta productivité. 2 clics et c’est fait.

Alors évidemment, Calendly et Appointlet ne me font pas gagner 2h de travail par semaine, mais n’empêche que ça me facilite la vie… Et que mes clients apprécient aussi de pouvoir prendre rendez-vous en toute autonomie !

Airtable : l’outil des bases de données surpuissantes

Le quatrième outil dont je voulais te parler est super puissant et pourtant assez peu de gens le connaissent : j’ai nommé Airtable.

Airtable, c’est un outil de bases de données qui permet de créer des listes de tâches, des plannings éditoriaux, ou des CRM par exemple. En fait, visuellement, ça se présente comme Excel, mais en plus joli et en version super puissante.

Pour te dire la vérité, j’utilise Airtable à environ 2% des possibilités que l’outil offre, puisque je ne l’utilise que pour ma compta et faire le suivi du budget de mon business.

C’est typiquement le genre d’outil qui est sous-côté, alors que pourtant il propose des fonctionnalités que je trouvent absolument géniales, notamment du côté des automatisations possibles. C’est d’ailleurs pour ça que même si je l‘utilise de manière limitée, je voulais faire figurer Airtable dans cette liste.

Ne serait-ce que parce qu’il m’a réconcilié avec la compta et que c’est déjà énorme !

TextBlaze : ma botte secrète pour gagner du temps

Enfin, et c’est le dernier outil que je voulais te faire découvrir dans cet épisode, je vais te parler de TextBlaze. Un peu comme Calendly et Appointlet, TextBlaze ne paie pas de mine, mais il me facilite énormément la vie, et il ne se passe pas un jour sans que je l’utilise.

Textblaze est une extension Chrome qui permet de paramétrer des raccourcis claviers personnalisés. Plus exactement, c’est un outil qui te permet de paramétrer des raccourcis claviers pour, notamment, écrire des phrases entières.

Dans mon quotidien, j’utilise Textblaze pour écrire les emails plus rapidement, envoyer des liens en 1 seconde ou bien insérer les couleurs de ma charte graphique dans un document par exemple. Ça peut paraître anecdotique comme ça, mais en fait ça m’évite de faire des copiers-coller super fastidieux, de devoir naviguer entre plusieurs fenêtres… Et de perdre mon temps à écrire toujours les même phrases par exemple.

En combinant TextBlaze et Gmail, j’ai divisé par 2 le temps que je mets à traiter mes mails, et ça aussi, comme ma réconciliation avec la compta, ça a véritablement changé mon quotidien !

Quelques outils en bonus

Bon, je dois t’avouer que j’aurais pu évidemment ajouter encore au moins une dizaine d’outils à cette liste d’applications qui boostent ma productivité ! J’aurais pu te parler des classiques qui font quand même la différence.

Comme Google Agenda ou ClickUp par exemple, des outils géniaux pour épauler son organisation.

Trello, pour des to-do list collaboratives simples et fluides.

Ou bien te partager encore plus d’extensions Chrome.

Comme Save to Notion pour enregistrer directement un lien dans ton espace Notion.

Ou Loom, pour enregistrer ton écran, hyper utile pour filmer des tutoriels ou des audits.

Mais il en existe encore de nombreux outils qui peuvent t’aider dans ta prospection, ton e-mailing, ta relation avec tes prestataires, etc…

Et avec l’évolution digitale que l’on connait et le boom de l’intelligence artificielle et des automatisations, je suis sûre que des dizaines de nouveaux outils digitaux très performants arriveront très vite !

Mais tout ce que je n’avais pas la place de mettre dans cet article de blog, je l’ai mis dans la Boîte à Outils à laquelle tu peux accéder gratuitement. Je t’y ai répertorié mes meilleurs outils. Il te suffit de cliquer sur ce lien pour accéder à ma liste de plus de 35 outils digitaux, classés par catégories et par usage.

Cerise sur le gâteau, chaque outil a sa petite fiche descriptive avec ses avantages et ses inconvénients, pour que tu puisses faire ton marché en fonction de tes besoins et de tes critères.

J’en profite pour préciser que l’immense majorité des outils de la Boite à Outils ne sont pas payants ou sont accessibles gratuitement sur certains plans, ce qui ne gâche évidemment rien.

Je te laisse également découvrir cet article dans lequel je te parle de quelques applications mobiles qui pourraient bien révolutionner ta productivité 🤫

Je crois que j’en ai assez dit… Je vais simplement te laisser aller explorer cette ressource et découvrir le prochain outil qui pourrait bien te changer la vie !