La recherche d’une efficacité redoutable est une quête permanente chez tous les freelances.

Et à juste titre ! Je n’aimerai pas travailler toute la journée pour obtenir un résultat décevant et ne pas faire avancer mes projets.

Optimiser sa productivité est un incontournable pour les entrepreneur.e.s qui veulent des journées de travail qui ne se finissent pas à minuit.

Pour être efficace, rien de mieux que d’être productif ! Tu as du mal à faire le distinguo entre les deux ? Je t’explique 👇

Efficacité ou Productivité : comment faire la différence ?

Choisir entre l’efficacité et la productivité, c’est un peu comme choisir entre le fromage et le chocolat. Les deux sont délicieux, mais ils ont leur propre saveur.

L’efficacité, c’est quand tu trouves le raccourci ultime pour effectuer une tâche. C’est apporter de l’efficience à la manière dont tu gères tes projets.

La productivité, c’est plutôt le fait d’avoir un rendement important.

C’est un peu comme faire le débat entre la qualité et la quantité. Le mieux étant d’avoir les deux.

L’efficacité, c’est la qualité : faire un travail le mieux possible (en un minimum de temps).

La productivité, c’est la quantité : en faire toujours plus.

Si tu me connais, tu sais que je mise plutôt sur l’efficacité en premier lieu. Pas besoin de courir comme un poulet sans tête.

Une fois que l’efficacité est actée, je m’emploie à devenir productive !

Comment ruiner ton efficacité en 5 mythes sur la productivité

Mais il existe de nombreux mythes autour de l’efficacité et de la productivité, alors je vais m’employer à les démonter un par un.

Parce que la productivité n’est pas l’efficacité. Parce qu’il ne faut pas viser le rendement à tout prix.

Et parce que je vois passer beaucoup de bêtises qui te font perdre du temps !

Je te les sors pêle-mêle et je t’explique tout ça après :

• La productivité se mesure au nombre de tâches cochées dans ta todo
• Les outils sont la solution aux problèmes de productivité
• Il suffit d’être organisé.e pour être productif ou productive
• Les plannings sont faits pour être respectés
• Il faut être un monstre de discipline pour être efficace

Que d’injonctions et d’obligations tordues !

Enfin, pas tellement, parce qu’à première vue, je te concède que ça a l’air d’être de bons conseils si tu cherches à améliorer ta productivité et ton efficacité.

Mais je vais m’employer à t’expliquer pourquoi il ne faut pas suivre aveuglement ces conseils et pourquoi ça risque de te faire perdre plus de temps qu’autre chose.

On démêle ensemble le vrai du faux ?

C’est parti !

Idée reçue numéro un : la productivité se mesure au nombre de tâches cochées dans ta todo

Bon je vais jouer un peu avec les mots, parce qu’en soit, c’est vrai que la productivité se mesure à la quantité de travail abattu.

Ce qui me pose problème, c’est justement cette définition de la productivité qui fait que l’on confond beaucoup trop souvent être occupé et être efficace.

Tu peux cocher toutes les cases sur ta todo et pourtant ne pas avoir avancé d’un pouce dans ton business ou sur tes projets. Tu peux travailler 8h par jour en te donnant à fond et pour autant pédaler dans la semoule.

On ne peut pas résumer la productivité à la quantité de tâches que tu as réalisé, au nombre de mails envoyés ou même au temps que tu as passé derrière un bureau en mode concentration. C’est selon moi une erreur qui mène tout droit à l’épuisement.

Tout simplement parce que cette vision de la productivité ne tient pas compte de l’importance des tâches que tu réalises. En clair, tu peux faire tout un tas de trucs et cocher plein de choses sur ta todo en ayant passé la journée à brasser de l’air.

Parce que tu auras mis ton temps et ton énergie dans des tâches qui n’ont que peu d’impact sur tes projets et tes objectifs.

Avec cette approche de la productivité, tu risques de te retrouver dans une espèce de roue de hamster où tu cours, tu cours, mais tu ne vas nulle part. J’exagère évidemment, mais je pense que tu as l’idée.
La roue de hamster, c’est la situation où tu as toujours 3 tonnes de choses sur ta todo, mais tu finis tes journées sans avoir vraiment fait de place aux projets et aux actions vraiment importantes.

Si tu as envie de devenir plus efficace et plus productif de manière générale, mon conseil est donc de prendre le problème par le bon bout. Et de commencer par identifier parmi tout ce que tu mets dans tes todo lists les actions qui ont le plus d’impact sur tes objectifs.
L’idée, c’est de passer en quelque sorte ta todo au tamis et de mettre la main sur les actions pépites. Celles qui font vraiment avancer ton business ou tes projets.
Parce que finalement, c’est ça qui compte.

Alors oui, tu finiras peut-être certaines de tes journées en ayant coché UNE case sur ta todo. Peut-être qu’un petit chaos risque de s’installer dans certaines parties de ton business que tu avais l’habitude de maîtriser jusqu’au moindre point virgule.

Être productif et faire un bon usage de son temps, ce n’est finalement pas exactement la même chose. Le problème, je pense que tu l’as compris, c’est que tu as tendance à juger tes journées sur ta productivité pure entre guillemet, alors que c’est, selon moi évidemment, une vision étroite et toxique de l’efficacité.

Deuxième idée reçue : les outils sont la solution aux problèmes de productivité

Si tu écoutes mon podcast “Bye Bye Productivité” régulièrement, je pense que ce sera une simple piqûre de rappel pour toi. Mais bon ça ne fait jamais de mal de remettre les points sur les i.

Dans 90% des cas, te mettre en quête d’un nouvel outil n’est PAS la solution à ton problème de productivité ou d’efficacité. Ce n’est pas parce que tu changes d’outil que ton problème va disparaître.

D’abord parce que les outils ne sont que des supports. Ils portent bien leurs noms : les outils. Ce sont des outils. Au même titre que les pinceaux, les marteaux et les machines à tatouer. Le principe même d’un outil c’est que pour être efficace, il doit venir avec un certain nombre de compétences.

Le meilleur outil mal utilisé peut être finalement plus une épine dans le pied de ta productivité qu’un atout.
Ce n’est pas parce que je te mets dans les mains le meilleur pinceau de l’univers que tu vas tout d’un coup avoir le coup de crayon de Leonard de Vinci.
Avec les outils, c’est la même chose. Pour qu’il soit vraiment utile, un outil doit être accompagné de COMPETENCES : la capacité à capturer la bonne information, la capacité à faire des choix, et la capacité à prioriser pour ne citer que quelques exemples.

Évidemment, il y a des situations où tu as besoin de changer d’outil pour créer plus de clarté, pour être plus agile ou plus précis.e dans ton organisation. Je ne dis pas le contraire.

Je dis simplement que ce n’est pas QUE une question d’outil.

Les outils d’organisation et de productivité vont t’aider à t’organiser, mais c’est rarement l’outil qui va te permettre de muscler ta capacité à transformer ta todo en action.

Pourtant, c’est souvent là que ça commence à coincer. Pour beaucoup de personnes, et peut-être toi, le problème ne vient pas vraiment de l’organisation en tant que telle, même si ton organisation est un peu bancale, imparfaite.
Si tu as une idée claire de ce que tu as à faire, ce n’est pas en passant de Trello à Notion ou d’une todo papier à un outil de gestion de projet qui va faire la révolution dans ta productivité.
Une fois qu’on sait ce que l’on a faire et qu’on a mis de l’ordre dans ses priorités, le plus dur c’est de rester concentré.e sur les bonnes actions et d’arrêter de se poser 36 000 questions.
Le plus dur c’est de créer la motivation de FAIRE.

Et pour ça, même le meilleur outil du monde ne va pas être d’une grande aide.

Avant d’aller chercher un nouvel outil miracle, voici ce que je te conseille de faire : mets le doigt sur le problème AVANT de chercher une solution.

Bien souvent le problème n’est pas dans l’outil en lui-même, mais dans les habitudes de travail qui gravitent autour de l’outil. Bref, la productivité est plus souvent un problème d’habitudes et de compétences que d’outils.

On arrive à la troisième idée reçue, et je vais enfoncer le clou encore un peu sur ce que je viens de dire. Histoire que ce soit encore plus clair, sait-on jamais.

Troisième idée reçue qui tue ton efficacité : il suffit d’être organisé.e pour être productif ou productive.

Non, faux, pas du tout.

Je serai mal placée pour te dire que l’organisation ne compte pour rien dans la productivité et l’efficacité. Mais si la productivité se résumait à faire de bonnes to do lists, on en parlerait plus depuis longtemps.

L’organisation est un ingrédient essentiel de la productivité.
C’est ce qui te permet d’avoir une vision claire de ce que tu as à faire.
C’est ce qui te permet de prioriser, de pondérer tes actions en fonction de leur importance.
C’est ce qui te permet d’organiser ton temps pour en faire bon usage selon TES objectifs et tes aspirations.

Mais c’est loin d’être suffisant pour finir tes journées satisfait.e.

Entre écrire une tâche sur sa todo, et la réaliser il y a un monde.
Je pense que comme moi, tu as déjà écris une tâche dans ta todo avant de la repousser encore et encore.

Être organisé va t’apporter une vision claire de ce que tu as à faire et t’aide à faire un bon usage de ton temps

Développer ta capacité à passer à l’action va te permettre d’avancer concrètement, d’éviter de procrastiner sur ce qui est important.

Être productif, c’est aussi une question de confiance, de capacité à prendre des décisions et à les mettre en œuvre, c’est une question de capacité à dire à ton cerveau : “ta gueule”. A arrêter de réfléchir et à avancer concrètement.

Je suis le parfait exemple de ce décalage que tu expérimentes peut-être aussi : je suis quelqu’un d’organisé, je pense même pouvoir dire que 80% du temps, je suis quelqu’un d’efficace.
Et puis il y a les 20% restants. Les 20% du temps où je doute de tout ce que je fais, où j’ai peur de prendre une décision, les 20% du temps où je bloque devant un truc qui me fait peur.
Je sais que je pourrais encore améliorer mon organisation, ma gestion du temps. En réalité, je sais que mon plus gros bras de levier pour gagner (encore) du temps et de la sérénité, il est ailleurs.

Si je veux aller plus loin, je sais que c’est d’abord ma capacité à prendre des décisions et à passer à l’action qu’il faut que je continue de muscler.
Je pense d’ailleurs que muscler, c’est vraiment le bon terme, parce que ça représente bien le côté progressif du développement de la capacité à passer à l’action.

Bon, je suis déjà passée de procrastinatrice chronique à entrepreneure efficace, on peut dire que le chemin est déjà bien entamé !

Tout ça pour te dire que si tu veux être plus efficace au travail et plus productif, tu vas évidemment avoir besoin d’avoir une organisation qui tienne la route. Mais tu vas également avoir besoin de muscler ta capacité à FAIRE les choses, à transformer tes todo en actions.
C’est un travail plus long, beaucoup plus ingrat que de simplement apprendre à faire une todo ou un retroplanning correctement.
Mais je pense sincèrement que c’est un ingrédient essentiel pour devenir la personne efficace et sereine que tu rêves de devenir.

Quatrième idée reçue qui tue ta productivité : les plannings sont faits pour être respectés.

Là encore, je vais évidemment nuancer.
Parce que oui, les plannings sont faits à la base pour être respectés. Évidemment.
Le problème c’est que souvent, on se met BEAUCOUP trop de pression par rapport à la planification générale.

Alors je le dis ici : il s’agirait de se détendre un peu par rapport aux plannings que vous faites.

Les plannings, les plans d’actions etc, ce sont d’abord des outils qui vous permettent de créer de la clarté sur ce que vous avez à faire, et qui guident votre action.
C’est LA leur première utilité.
Le but d’un planning, ce n’est donc pas de te mettre une pression de dingo ou de te faire plonger à fond dans la culpabilité quand tu ne le respectes pas.

Un planning n’est pas fait pour être respecté à la lettre. Il est fait pour te guider et pour s’adapter. Il est fait pour provisionner le temps et t’éviter de te laisser déborder.
Mais je te le dis ici : AUCUN planning n’est jamais respecté à 100%.
Tout simplement parce qu’entre la théorie et la pratique, il y a toujours un monde.
Entre un planning et la réalité, il y a les imprévus.
Les journées qui partent dans tous les sens.
Les distractions et les notifications qui peuvent survenir.
Les sessions de travail où tu t’étais promis de te concentrer à fond mais où ton cerveau en a décidé autrement.
Le temps prévu pour une tâche n’est pas généralement égal au temps passé pour réaliser la tâche en question.

Bref, il y a mille raisons possibles qui font qu’un planning ne sera pas respecté à 100%

Et c’est pas grave.
Encore une fois, c’est même NOR-MAL.

Alors on pourrait peut-être arrêter de voir les plannings comme des tyrans. Et les remettre à leur donner une juste place. Ni plus, ni moins.

Car en leur donnant une place de tyrans inflexibles, on se tire une double balle dans le pied :

Quand tu fais un planning que tu n’arrives pas à suivre, tu tombes dans la culpabilité. Au lieu de remettre le planning en question, tu commences par remettre en question TES capacités.

La deuxième balle, c’est qu’à force de t’autoflageller devant des plannings que tu n’arrives pas à tenir, tu finis par arrêter de planifier complètement.
Au lieu d’ajuster le curseur pour le mettre au bon endroit pour toi, tu laisses complètement tomber.
Sauf que sans planning, difficile d’avoir une vision claire sur ton plan de charge, sur le temps dont tu vas disposer.

Entre ne RIEN planifier et respecter à 1000% un planning, il y a une infinité de nuances possibles pour créer de la flexibilité dans ce que tu projettes.
Ça peut paraître contre-intuitif, mais un des rôles des plannings, c’est justement de créer plus de flexibilité, plus de place pour la spontanéité.

Tu peux complètement te réconcilier avec la planification. Et peut-être que ça commence par changer ta vision sur le sujet pour dédramatiser tout ça !

Cinquième et dernière idée reçue qui ruine ton efficacité : il faut être un monstre de discipline pour être efficace.

Évidemment, si tu mets bout à bout tous les conseils et toutes les bonnes pratiques en termes de productivité, tu dois te dire que c’est mission impossible.

En fait, la productivité, c’est comme l’alimentation. Si tu regardes TOUS les conseils pour bien manger et être en bonne santé, tu te retrouves avec une feuille de salade et un filet d’huile d’olive bio dans ton assiette.

Parce qu’il faudrait manger des légumes et des fruits, mais pas trop de fruits, du poisson, mais pas trop parce qu’il y a des métaux lourds dedans, des féculents, mais pas trop. Il faudrait faire cuire les aliments, parce que c’est plus digeste, mais pas trop parce que sinon ils perdent leur nutriments. Etc.

Je caricature évidemment. Et puis je ne suis pas nutritionniste, mais tu as l’idée.

Avec la productivité et l’efficacité c’est pareil.
Si tu devais appliquer TOUT ce que tu connais déjà, ça te demanderait une discipline folle et une énergie tout aussi folle.

En clair, tu dépenserais tellement d’énergie à essayer d’être plus productif que tu perdrais de vue le VRAI objectif : la sérénité et la satisfaction d’avancer.

En fait, tu n’as pas besoin d’être un monstre de discipline pour devenir efficace. Tu as simplement besoin, si je reprends mon parallèle avec l’alimentation, de trouver un régime qui te convienne.

Organisation + process + productivité : le combo gagnant pour une efficacité améliorée

Comme on l’a vu ensemble, une bonne organisation ne peut qu’être bénéfique pour augmenter ta productivité et ton efficacité.

Oui, ça va probablement te demander un peu de discipline d’apprendre à mieux t’organiser, de muscler ta concentration, ou de te mettre des petits coups de pieds aux fesses pour transformer tes todo en action.

Mais si tu prends les choses une par une au lieu de vouloir TOUT tout de suite, je te promets que non seulement ce sera plus facile, mais ce sera surtout beaucoup plus simple à maintenir sur le long terme.

Mais il y a encore un ingrédient secret que je n’ai pas encore évoqué : les process.

Si pour chaque tâche récurrente à réaliser tu as en place un process bien huilé en place, tu ne pourras que gagner du temps.

Imagine ne plus avoir besoin d’aller chercher sur Google un tuto pour réaliser une mise en ligne sur ta plateforme de formation en ligne.

Ou ne plus avoir à te renseigner à chaque fin de mois dans quelle fichue case tu dois déclarer ton chiffre d’affaires.

Etablis des process pour chaque tâche récurrente et réfère toi à ceux-ci dès que nécessaire : le gain de temps sera non-négligeable !

Et si tu as une organisation qui te convient, qui n’est pas trop énergivore, qui ne te laisse pas lessivé.e à la fin de la journée (ou de la semaine), des process bien en place, tu pourras ensuite identifier les tâches prioritaires sur les projets prioritaires.
Ceux qui feront vraiment avancer ton business au stade supérieur, qui te permettront de cocher tes objectifs. Qui te feront finir ta journée de travail satisfait.e.

Commence par apprendre à te fixer des objectifs concrets et mesurables (je t’en parle d’ailleurs dans cet article : Comment planifier tes objectifs sur 90 jours pour les atteindre ?)

Puis organise tes journées autour de ces objectifs, en faisant des listes de tâches réalisables.

Créé-toi un environnement de travail sain et propice à la concentration, le plus loin possible des distractions. Appuie-toi sur la puissance des process pour décupler ton efficacité.

Et avec tout ça, la productivité ne pourra qu’augmenter avec l’expérience.

Tu pourras faire partie de ces entrepreneur.e.s qui cochent la sacro-sainte équation “Organisation + process + productivité = efficacité conséquente”.

De ceux qui réussissent à faire des journées de travail de 4 heures.

Et des semaine de 4 jours.

Le rêve, n’est-ce pas ?

Bon généralement, ces entrepreneur.e.s s’appuient également sur d’autres leviers comme la délégation ou l’automatisation de certaines tâches, qui leur permettent d’être plus productif.ves

Ce qui demande certaines compétences ou un budget plus ou moins conséquent. Mais c’est une autre histoire.

Ici je te propose des solutions qui ne s’appuient que sur TOI, tes capacités, ton organisation, des leviers que tu peux activer de suite pour améliorer ta productivité et transformer tes journées de travail dès demain.