Au menu de cet article :

• Les avantages et inconvénients de la délégation
• Les risques d’une délégation bancale et les erreurs à éviter
• Les pré-requis avant de commencer à déléguer
• Les 4 étapes pour une délégation réussie
• La communication et les feedback dans la délégation
• Quelques conseils supplémentaires pour une délégation réussie

Quand ton business commence à grandir, et que la gestion du temps commence à devenir un vrai problème, le premier conseil que l’on te donne, c’est de déléguer.

Pourtant, ce n’est pas une baguette magique.

Dans cet article, je vais t’expliquer comment déléguer dans ton business d’entrepreneur.e.s sans tomber dans les (nombreux !) pièges de la délégation mais en réussissant à en faire un game changer pour ton business.

Ensemble, nous allons voir les prérequis, les étapes à suivre, et les erreurs à éviter pour que ton expérience de délégation soit un véritable succès.

Les avantages et inconvénients de la délégation

Déléguer pour la première fois son business et sauter en parachute, c’est la même chose. Les premiers moments, tu flippes et tu te demandes si le parachute va bien s’ouvrir 😱 Une fois dans les airs, tu te rends compte que tu gagnes une vue imprenable sur tout ce que tu faisais jusqu’à présent 🪂 Et quand tu es bien arrivé.e en seul morceau sur la terre ferme, tu n’as qu’une envie : recommencer !

Les avantages de la délégation :

Déléguer fait partie des leviers évidents et efficaces pour retrouver de la bande passante et du temps dans tes semaines. Tu n’es pas obligé.e de travailler jusqu’à 21h et les week-ends. Tu peux laisser une autre personne prendre en charge certaines tâches et prendre le temps de respirer, de te retrouver et prendre soin de toi.

Tu peux enfin te concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée, celles qui te font vraiment kiffer. Comme ce projet que tu repousses depuis des mois par manque de temps mais qui n’arrive pas à quitter tes pensées par exemple 😉

Tu as également une personne à tes côtés qui connait ton business et peut t’apporter une autre vision, rafraîchissante, pour t’aider à prendre certaines décisions.

Enfin, tu peux aussi choisir de déléguer un sujet particulier à un.e expert.e et en plus de te faire gagner du temps, ça te fera aussi gagner en qualité du travail effectué.

Les inconvénients de la délégation :

Passer le cap de la délégation dans ton business, c’est passer d’une configuration où tu gères et tu maîtrises tout dans le moindre détail, à une organisation à plusieurs, avec tous les défis que ça implique en termes de communication, de coordination et de confiance. Et c’est pas si simple que ça.

Je répète souvent que la délégation, ça n’est pas magique. Il va te falloir accepter de lâcher prise et de ne plus tout contrôler.

Tu dois trouver les bonnes personnes, leur faire confiance et surtout, leur laisser le temps de s’adapter.

Sans oublier également de leur préparer le terrain : on ne laisse pas entrer une nouvelle personne dans notre business sans avoir défini avec précision 👇🏻

• ses tâches
• la charge de travail que cela peut représenter
• tes process
• tes projets
• tes objectifs
• et tout ce qui concerne la communication avec elle

Beaucoup d’entrepreneur.e.s (et peut-être que tu en fais partie) se cassent les dents à cette étape d’intégration et se retrouvent avec de mauvaises expériences de délégation qui les refroidissent pour plus ou moins longtemps. À vouloir aller trop vite, on ne va jamais très loin.

Enfin, il ne faut pas négliger de valider que les finances de ton business te permettront, justement, de déléguer sur le long terme.

Déléguer, c’est un vrai défi, mais avec les bonnes pratiques et un peu de patience, ça peut vraiment transformer ton business.

Les risques d’une délégation bancale et erreurs à éviter

La délégation, c’est une danse : il faut trouver le bon partenaire et bien s’accorder pour ne pas marcher sur les pieds de l’autre (et lui faire abandonner la danse). Et parfois, il te faut quelques tour de piste avant d’intégrer le rythme.

Si tu veux éviter que ta délégation tourne au fiasco, je t’explique les pièges à éviter 👇🏻

Les erreurs courantes :

1. Ne pas clarifier ses objectifs de délégation :
   Avant de déléguer, il est crucial de savoir répondre à quelques questions :

• Quoi déléguer ?
• À qui faire confiance ?
• Est-ce que je vais VRAIMENT gagner du temps avec la délégation ?
• Comment s’organiser à plusieurs ?
• Est-ce pour me libérer du temps, acquérir de nouvelles compétences dans mon équipe, ou les deux ? Cela te permettra de mieux définir les tâches à déléguer et de choisir la bonne personne pour le job.

2. Choisir les mauvaises personnes :
   On a tou.te.s entendu des histoires de délégation qui ont mal tourné. Choisir la bonne personne, c’est essentiel. Assure-toi que la personne à qui tu délègues a les compétences, la motivation et les valeurs alignées avec ton business. N’hésite pas à faire passer plusieurs entretiens si tu en ressens le besoin. Demande à tes ami.e.s entrepreneur.e.s si ils ont un contact à te conseiller.
3. Manquer de communication :
   La délégation, c’est avant tout une relation humaine : la communication est la clé. Si tu ne communiques pas clairement tes attentes et que tu ne donnes pas de feedback régulier, la collaboration risque de mal tourner. Et la personne à qui tu délègues n’en sera pas responsable. Prends le temps de bien briefer la personne et de faire des points réguliers si besoin.
4. Sous-estimer le temps d’adaptation :
   Déléguer, ce n’est pas juste dire « Fais ça » et attendre que tout roule. Il faut un temps d’adaptation pour que la personne prenne ses marques. Sois patient.e et donne-lui le temps de comprendre ton fonctionnement et d’implémenter les process. Intègre dans ton planning des moments dédiés à l’adaptation du prestataire que tu auras choisi.
5. Négliger l’organisation :
   Si ton business est un chaos organisé, ça va être compliqué de déléguer efficacement. Une bonne organisation et des process clairs en sont la base. Utilise des outils collaboratifs pour suivre les tâches et assure-toi que tout le monde sait où trouver les infos et documents nécessaires à chaque instant, sans que tu aies besoin d’intervenir.

Les conséquences d’une mauvaise délégation :

• ❌ Une perte de temps, d’énergie et d’argent
• ❌ Une frustration et du stress pour toi et ton équipe
• ❌ Des tâches mal réalisées ou oubliées
• ❌ Une perte de confiance en la délégation

Pour éviter ces erreurs, n’oublie pas de bien préparer le terrain avant de déléguer !

Clarifie tes objectifs, choisis les bonnes personnes, communique efficacement et assure-toi d’avoir une bonne organisation en place.

Les prérequis avant de commencer à déléguer

Déléguer, ce n’est pas juste un caprice ou une étape obligatoire parce que “tout le monde le fait”.

Avant même de songer à déléguer, il y a plusieurs points à valider pour que cette transition se passe en douceur et que tu en tires tous les bénéfices possibles.

1. Avoir envie de déléguer :

Ça peut paraître évident, mais c’est une vraie question à se poser.

Est-ce que tu te vois avec une équipe ? Est-ce que tu as envie de travailler avec d’autres personnes ?

Trop d’entrepreneur.e.s se lancent dans la délégation parce que c’est ce que tout le monde fait, sans vraiment s’assurer que c’est cohérent avec leur vision à moyen et long terme pour leur business, et même avec leur envie. Et le résultat est souvent assez triste 😢

2. Être prêt à changer de rôle :

Commencer à déléguer, c’est changer de rôle dans ton entreprise, où tu as l’habitude d’être la seule personne responsable de tout.

Peu importe le format de la délégation – freelances, alternance ou emploi salarié – tu mets nécessairement un pied dans le management. Et on n’est pas tous à l’aise avec le statut de manager.

Être à la tête d’un business, c’est déjà une responsabilité. Être à la tête d’une équipe, c’est encore autre chose.

3. Assurer la stabilité financière :

Est-ce que tu as suffisamment de visibilité et de stabilité sur les finances de ton business pour assumer financièrement et sur le long terme le coût d’une délégation ? ⚖️

Commencer à déléguer avec une gestion financière approximative, c’est risqué. La délégation, surtout quand il s’agit de confier une partie de tes tâches et de tes responsabilités, se construit sur le long terme.

4. S’organiser en amont :

Est-ce que ton business est suffisamment organisé et structuré pour accueillir sereinement quelqu’un ? ⚙️

Si tout est dans ta tête et que tu n’as aucun outil pour suivre tes projets et tes actions, la délégation va te demander un gros effort de structuration. Que tu devras faire en AMONT de la délégation, sinon tout est fichu d’avance, je peux te l’assurer.

5. Accepter de perdre du temps au début :

La période de démarrage d’une collaboration demande toujours un certain temps d’adaptation, surtout si la personne que tu recrutes est encore novice dans certaines tâches.

C’est normal de ne pas gagner du temps instantanément quand tu commences à déléguer.

Une bonne préparation est la clé pour tirer le meilleur parti de la délégation et éviter les mauvaises surprises. Passe en revue ces différents points avant de te lancer dans l’aventure, tu me remercieras plus tard.

Les 4 étapes pour une délégation réussie

Déléguer, c’est tout un art. Pour que ce soit efficace et bénéfique pour ton business, il faut suivre quelques étapes essentielles.

Voici comment je te conseille de procéder :

1. Définir les objectifs de la délégation 🎯

Avant de commencer à déléguer, clarifie tes motivations et attentes.

👉🏻 Pourquoi veux-tu déléguer ?

👉🏻 Qu’est-ce que tu espères en retirer ?

👉🏻 Est-ce pour te concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée ?

👉🏻 Pour acquérir des compétences que tu n’as pas ?

Répondre à ces questions te permettra de dessiner les contours des responsabilités à déléguer et d’esquisser le profil idéal pour le poste.

2. Rédiger une fiche de poste ou de mission 📄

Une fois tes objectifs définis, rédige une fiche de poste ou de mission claire et détaillée.

👉🏻 Quel est le rôle de la personne dans ton entreprise ?

👉🏻 Quelles tâches lui seront confiées ?

👉🏻 Quels sont les niveaux d’autonomie et de responsabilité attendus ?

👉🏻 Quelles compétences sont nécessaires ?

En définissant clairement ces éléments, tu facilites la recherche de la perle rare et tu poses les bases d’une collaboration réussie.

3. Mettre à plat les processus 🔧

J’ai déjà parlé plusieurs fois sur le podcast de l’importance de systématiser et de structurer les tâches récurrentes dans ton business pour pouvoir plus facilement les déléguer par la suite.

Toutes les tâches qui reviennent régulièrement dans ta todo list devraient être documentées dans un process.

C’est-à-dire une petite fiche pratique ou un modèle de tâche avec les différentes étapes à suivre, les liens utiles, etc. Facturation, production de contenu, onboarding de tes clients, checklist de fin de mission, analyse de tes chiffres clés… Ce sont autant de tâches qui devraient faire l’objet d’un process dans ton business.

Quand tu passes le cap de la délégation, c’est le moment parfait pour aller optimiser les process des tâches que tu vas confier à quelqu’un d’autre. L’idée c’est de valider que le process est clair, complet et compréhensible par quelqu’un d’autre que toi. Tu constitues comme ça une banque de process que la personne qui va te rejoindre pourra utiliser pour réaliser ses missions avec le plus d’autonomie possible.

Et tu verras que la magie de la délégation, c’est quand les personnes avec qui tu travailles prennent la main sur les process, les ajustent et même en créent de nouveaux pour piloter leurs tâches encore plus facilement.

4. Choisir les bons outils de collaboration 💻

Côté organisation, tu vas également avoir besoin d’identifier les bons outils pour collaborer.

J’ai BEAUCOUP d’entrepreneur.e.s en coaching qui passent le cap de la délégation en zappant complètement cette étape.

Et pourtant, avoir les bons outils pour travailler à plusieurs va faire toute la différence !

Le pare défaut sur cette question des outils, ce sont les emails. Et laisse-moi te dire que gérer des tâches communes avec des pingpong d’emails, c’est infernal. Tu ne sais plus où en sont les choses, la personne à qui tu délègues s’y perd aussi. Bref, tout le monde perd du temps et de l’énergie à rassembler l’information.

Je te conseille très très fort si tu veux passer le cap de la délégation, de mettre en place a minima une todo list partagée sur un outil collaboratif (Trello, Notion, Asana, peu importe !). Pour savoir facilement où en sont les choses, quelles sont les actions que tu as à faire de ton côté, etc. À toi de voir quel outil te semble le plus adapté en fonction de ton activité, de ton budget, des projets que tu as à gérer, de ton organisation, etc.

Par exemple, pour mon cas :

Si tu me connais déjà un peu, tu sais que j’utilise Notion pour le pilotage de mon business. Et c’est aussi sur Notion que je collabore avec les freelances avec qui je travaille.

J’ai choisi Slack pour les échanges plus généraux.

Et les mails ne sont là que pour des communications ponctuelles comme des échanges de factures ou d’organisation de réunions.

La communication et les feedback dans la délégation

Mais même si tu as un super bon outil d’organisation et des process bien rodés, n’oublie pas que la communication reste la clé d’une délégation réussie ! 💬

Une communication claire et régulière permet d’éviter les malentendus, de résoudre rapidement les problèmes et de maintenir une bonne dynamique dans l’équipe.

1. Définir un cadre de communication :

Il est essentiel de définir un cadre de communication dès le début de la collaboration.

👉🏻 Quel canal utiliser pour quoi ?

👉🏻 À quelle fréquence faire le point ? Quotidien, hedbomadaire, mensuel, … ?

👉🏻 Sur quels créneaux ? Pas de messages le soir ou le week-end ?

👉🏻 Quelle disponibilité ? Tu attends des retours dans l’heure, dans la journée, sous 48h, dans la semaine ?

👉🏻 Comment donner et recevoir des feedbacks ? Il faut s’adapter à la psychologie du prestataire choisi pour communiquer sans heurter ni créer de points de friction.

Ce cadre doit être clair pour tout le monde afin d’assurer une bonne coordination et de prévenir les frustrations.

2. Établir des rituels de communication :

Mettre en place des rituels de communication est crucial.

Que ce soit des réunions hebdomadaires, des points quotidiens ou des check-ins réguliers, ces moments permettent de faire le point sur l’avancement des projets, de résoudre les problèmes rapidement et de maintenir une bonne cohésion d’équipe.

3. Donner et recevoir des feedbacks :

Le feedback est essentiel pour une délégation efficace. Il permet d’identifier ce qui fonctionne bien et ce qui doit être amélioré.

Sois constructif.ve dans tes retours, et encourage également la personne à qui tu délègues à te donner des feedbacks sur ton management et l’organisation du travail. Cela doit être une relation donnant-donnant qui vous fera grandir tout.e.s les deux.

4. Adapter la communication en fonction des besoins :

La communication n’est jamais figée. Elle doit s’adapter aux besoins de l’équipe et aux projets en cours.

Reste flexible et n’hésite pas à ajuster le cadre de communication si nécessaire. L’important est de maintenir un dialogue constant et de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Tu l’auras compris : une bonne organisation, une communication claire et des feedbacks réguliers sont les piliers d’une délégation réussie.

Quelques conseils supplémentaires pour une délégation réussie

Pour que la délégation devienne un véritable atout pour ton business, voici quelques conseils supplémentaires à garder en tête :

1. Faire confiance et lâcher prise :

Déléguer, c’est avant tout une question de confiance. 🫱🏻‍🫲🏻

Une fois que tu as choisi la bonne personne et défini clairement ses responsabilités, fais-lui confiance et laisse-la prendre les rênes.

Cela peut être difficile au début, mais lâcher prise est essentiel pour que la délégation fonctionne.

Rappelle-toi, la personne à qui tu délègues peut apporter des idées nouvelles et des méthodes innovantes qui peuvent grandement bénéficier à ton business.

2. Encourager l’autonomie :

Pour que la délégation soit efficace, il est important d’encourager l’autonomie.

Donne les outils et les ressources nécessaires à la personne à qui tu délègues pour qu’elle puisse réaliser ses tâches de manière indépendante.

Cela inclut des accès aux documents, des formations si besoin, et une bonne documentation des processus.

3. Valider que la collaboration se passe bien :

Tu peux prendre régulièrement la température de la collaboration à travers quelques critères :

• Les objectifs définis ont été atteints
• La productivité s’est améliorée
• Les processus sont utilisés et même améliorés
• L’épanouissement est présent pour toi, comme pour ton ou ta prestataire
• Enfin, tu observes un retour sur investissement (que ça soit en temps, en argent ou en qualité de vie !)

4. Continuer à se former :

Enfin, n’oublie pas de continuer à t’ informer sur les meilleures pratiques en matière de management et de délégation.

Lire des livres, suivre des formations, parcourir des articles de blog, écouter des podcasts sur le sujet peut t’apporter de nouvelles idées et méthodes pour améliorer constamment ton approche de la délégation.

Déléguer dans son business d’entrepreneur.e.s est un processus complexe mais souvent essentiel pour grandir et gagner en sérénité.

Je te rappelle les points clés ?

• Avoir envie/besoin de déléguer
• Définir clairement le postes : attentes, besoins, valeurs, volume horaire, etc…
• Être sûr.e d’avoir les moyens de le faire
• Mettre en place des process et mettre son organisation à plat sur un outil collaboratif
• Préparer du temps pour accueillir et former la personne qui t’accompagnera
• Définir comment et quand communiquer
• Faire confiance et vérifier que tout se passe bien

Suis ces conseils et tu verras que la délégation peut devenir un véritable atout pour ton entreprise.

Cependant, il n’est pas obligatoire de passer par la délégation, retiens ceci !

Si la délégation fait partie des leviers que tu aimerais actionner pour gagner du temps, mais que tu ne sais pas vraiment par où commencer, et que tu aimerais être accompagné.e dans la structuration et l’organisation de ton business, c’est exactement ce que je te propose avec le programme BFS.
Ma mission : te donner les bonnes habitudes et les bons outils pour sortir la tête de l’eau et atteindre plus sereinement tes prochains objectifs !

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