L’objectif de cet article : te livrer un concentré de ce qui me permet aujourd’hui d’atteindre mes objectifs avec un maximum de sérénité, et de réussir sans m’épuiser.

Pourquoi vouloir améliorer sa productivité ?

Parce qu’il est bien là l’enjeu de l’organisation, de la gestion du temps et de la productivité.

Si tu es ici, c’est probablement parce que tu cherches les outils et les méthodes qui te permettront de devenir la personne efficace et sereine que tu rêves d’être.

Tu veux retrouver du temps. Tu veux dire ciao à la charge mentale. Tu as envie de trouver ton équilibre. Tu rêves d’arrêter de courir en permanence après le temps. Tu veux atteindre tes objectifs sans t’épuiser.

Bref, tu aspires à plus de sérénité, plus d’impact, plus de liberté, plus de temps.

Bonne nouvelle, c’est exactement ce que l’organisation, la productivité et la gestion du temps peuvent t’apporter.

Et c’est exactement ce que les entrepreneur.e.s que j’accompagne en coaching viennent chercher aussi.

La vérité, c’est que j’aurais presque pu reprendre telles quelles les 10 règles d’or partagées au démarrage du podcast. Parce qu’elles sont encore complètement d’actualité !

Mais en 3 ans, même si mon organisation reste dans les grandes lignes la même, il y a eu pas mal de nouveautés, des lectures qui m’ont apporté beaucoup, des dizaines d’entrepreneur.e.s accompagnée..s en coaching…

Bref, plein d’ingrédients qui m’ont permis d’affiner mon point de vue sur la productivité, d’ouvrir de nouvelles perspectives et d’avancer encore un cran plus loin dans ma vision de l’organisation.

Allez, il est temps que je te livre mes 10 règles d’or pour redevenir maître de ton temps, version 2024 !

Première règle d’or : apprendre à gérer ta charge mentale et à vider ton cerveau régulièrement.

Pour décupler ta productivité et réussir sans t’épuiser il va falloir apprendre à gérer ta charge mental et surtout trouver une façon efficace de vider ton cerveau.

C’est toujours une surprise pour moi de rencontrer des entrepreneur.e.s qui après 2, 5, 15 ans d’entrepreneuriat, n’ont pas encore de système qui leur permet de centraliser TOUT ce qu’ils ont à faire.

J’en rencontre souvent, des entrepreneur.e.s brillants, qui réussissent, mais qui ne notent rien, qui gardent tout dans leur tête.

Et si ça fonctionne plus ou moins pour certains, c’est EPUISANT !

Retrouver de la clarté, commencer à réduire sa charge mentale, ça commence de mon point de vue par tout noter et CENTRALISER à un endroit, et un seul, toutes les tâches que l’on a à faire.

Noter les choses, c’est simplement arrêter de compter sur ton cerveau pour retenir l’information, et libérer de l’espace mental.

Et pour ça, tu as besoin d’un QG, d’un système qui te permet d’avoir une vision claire sur ce que tu as à faire, et quand ça doit être fait. Quelle durée de travail tu dois prévoir.

Quel que soit l’outil, quel que soit le support, vider son cerveau régulièrement, c’est essentiel pour éviter d’avoir un vélo en permanence dans la tête, d’avoir un éclair de mémoire à 22h parce qu’on a oublié un truc, et d’avoir l’impression de sans arrêt avoir le cerveau encombré.

Première règle d’or donc : arrêter de compter sur son cerveau pour retenir ce que tu as à faire et TOUT noter en créant une extension de ton cerveau.

Ça paraît tout bête, mais c’est vraiment fondamental pour avoir une vue à 360° et pouvoir ensuite prioriser intelligemment.

Deuxième règle d’or : avoir des objectifs clairs.

La deuxième règle d’or pour décupler ta productivité et réussir sans t’épuiser, il faut avoir de vrais objectifs clairs.

Pas pour faire joli, mais parce que tes objectifs, c’est ce qui va définir la direction dans laquelle tu veux aller, et ce qui au quotidien va te permettre de prendre des décisions et de prioriser.

Sans objectifs, tu es comme un poulet sans tête : tu auras beau courir dans tous les sens, il y a de grandes chances que ça ne te mènera sans doute nulle part.

Quand je dis objectif, ça ne veut pas forcément dire ambition dévorante. À toi de les doser et de les orienter comme tu veux. Mais tes objectifs, c’est ta boussole.

Ce n’est même pas important qu’ils ne soient pas SMART, qu’ils ne soient pas précis, que leurs contours ne soient pas parfaitement définis. Même un peu flous, les objectifs sont en quelque sorte des phares qui vont guider tes choix, tes actions, et tes priorités.

Prendre le temps de te demander ce qui est important pour toi, et dans quelle direction tu veux aller, c’est donc essentiel pour ne pas faire comme le hamster : courir jusqu’à l’épuisement dans une roue qui ne mène nulle part.

Troisième règle d’or : donner la priorité aux priorités.

La troisième règle d’or pour décupler ta productivité et réussir sans t’épuiser est directement en lien avec les 2 points précédents.

Je suis sûre que tu l’as remarqué, la vie a cette manie agaçante de détester le vide.

Et quoi qu’il arrive, ton emploi du temps se remplit inexorablement de plein de choses : ton business ou ton travail, ta famille, ta vie sociale, qui s’intercalent tant bien que mal entre les 10 000 choses que tu as à gérer au quotidien, le scroll sur les réseaux sociaux et le reste.

Dans le chaos du quotidien, dans la multitude de sollicitations, des gestions de projet, de stimulis, tu peux vite perdre de vue tes priorités et te laisser happer… Pour te réveiller souvent avec l’impression de te faire rouler dessus. Tu es en permanence dans le rush. Tu gères une urgence après l’autre. Et tu n’as jamais le temps de te pencher sur tes priorités.

Le secret des personnes qui sont maîtres de leur temps, c’est simplement qu’elles donnent la priorité aux priorités.

C’est même la première chose qu’elles mettent dans leur agenda.

Quitte à ce que le reste devienne un joyeux chaos, ce sont leur priorités qui passent en premier.

Apprendre à prioriser est une base de la productivité.

Et si tu veux toi aussi arrêter de subir ton agenda, je ne peux que t’encourager à devenir un tantinet égoïste, et à mettre tout en haut de ta todo les choses qui sont les plus importantes, pour finir tes journées satisfait d’avoir avancé sur l’essentiel. Tu auras la sensation d’être plus efficace (et ça sera vrai !).

Quatrième règle d’or : optimiser partout, tout le temps.

Pour décupler ta productivité et réussir sans t’épuiser, il faut apprendre à optimiser en permanence.

Optimiser, c’est simplement refuser de perdre du temps à faire 10 000 fois la même chose, et commencer à capitaliser sur ce que tu as déjà fait des dizaines de fois. Bref, c’est recycler tes actions au lieu de réinventer la roue à chaque fois.

C’est te demander en permanence : comment est-ce que je pourrais faire ça plus vite ? Comment est-ce que je peux réutiliser ce que j’ai déjà fait ?

Un exemple typique de l’optimisation intelligente, c’est le traitement des emails.

Quelle que soit ton activité, je suis sûre que tu envoies certains types d’email des centaines de fois par an : pour planifier un rendez-vous, pour envoyer un devis ou une facture, pour partager un compte rendu…

Je suis sûre que si tu réfléchis quelques minutes, tu arriveras à une petite liste de familles d’email que tu envoies régulièrement.

À chaque fois, tu passes au moins 5 minutes à rédiger l’email, à vérifier que tu n’as pas oublié la pièce jointe etc… Alors que tu pourrais faire le même travail en quelques secondes en utilisant des modèles d’emails.

Optimiser, c’est simplement créer au fur et à mesure un ensemble de ressources qui vont te permettre de faire les choses plus vite, sans jamais rogner sur la qualité.

Je t’ai donné l’exemple des emails, mais c’est valable pour des dizaines de situation de ta vie quotidienne.

En fait, à chaque fois qu’une tâche est répétée, et quelle que soit la fréquence, je te conseille de passer en mode flemme et de te faire en sorte de l’optimiser pour qu’elle te demande toujours moins de temps et moins d’effort.

Tu peux même appliquer ça à ton espace de travail et optimiser ton rangement pour ne pas avoir à te déplacer toute la journée ou passer des minutes à chercher ce que tu utilises régulièrement.

Promis, même si ça te semble être un effort supplémentaire sur le moment, ton toi du futur te remercieras d’avoir fait cet investissement d’énergie qui sera forcément rentable dans le temps !

Cinquième règle d’or : développer ton focus.

Je ne pouvais pas passer à côté de la règle d’or numéro 5 qui est de développer ton focus ! (Oui, oui, ça se travaille !)

C’est à dire développer ta capacité à te concentrer sur une seule chose à la fois : un seul objectif, un seul projet, une seule stratégie, une seule tâche.

Je sais que pour 99% d’entre vous, et peut-être toi, ça paraît à la fois beaucoup trop radical, et complètement irréaliste.

Et je concède que se concentrer sur une seule chose à la fois est un exercice difficile… Mais salvateur. Cela évite les baisses de productivité.

Couper les distractions et les notifications, donner l’espace à ton cerveau pour réfléchir, explorer des idées, les évaluer, les tester, les déployer.

Les interruptions sont ton pire ennemi au quotidien.

Il n’y a rien de plus efficace et de plus satisfaisant que la possibilité d’oublier le monde autour de soi et de réussir à se concentrer sur une seule chose.

D’ailleurs, Deep Work de Cal Newport est une des lectures qui m’a le plus influencée ces dernières années.

Dans un monde où l’immédiateté est la norme, où la distraction est reine, la concentration est devenue un super pouvoir à développer, à entraîner pour être plus efficace, évidemment, mais aussi pour trouver son flow et tirer plus de plaisir dans ce que l’on fait.

Sixième règle d’or : apprendre à déléguer.

La sixième règle d’or pour décupler ta productivité et réussir sans t’épuiser, c’est d’apprendre à déléguer, et je sais que celle-ci, elle est difficile à entendre pour beaucoup.

Et là, je parle pas qu’aux entrepreneur.e.s, parce qu’en réalité ont à tous et toutes des situations dans notre vie dans lesquelles on pourrait déléguer, au moins en partie.

Apprendre à déléguer, ça veut dire apprendre à transmettre l’information dont l’autre a besoin pour réaliser la tâche, apprendre à faire confiance, et apprendre à lâcher prise sur le résultat.

Ca veut dire laisser sa cape de super héro au placard, laisser son perfectionnisme au bord de la route et confier à l’autre le soin de faire.

Peut-être que ce ne sera pas parfait. Peut-être que ça demandera un peu de temps pour que chacun trouve sa place.

Mais déléguer, c’est un des leviers les plus puissants pour s’enlever une partie de charge mentale et libérer du temps dans son agenda pour ce qui est vraiment important.

Identifie les tâches chronophages et/ou celles qui ne t’apportent aucune envie, qui te pompent ton énergie et trouve la personne idéale pour les déléguer !

Cela diminuera tes journées d’une quantité de travail non-négligeable et préservera ton énergie.

Septième règle d’or : apprendre à dire non.

La septième règle d’or est une règle qui était déjà dans mon top 10 il y a 2 ans, et je n’ai fait que vérifier sa pertinence encore et encore : dire non.

Apprendre à dire non, c’est se dire non à soi pour arrêter de s’éparpiller et aussi apprendre à dire non aux autres pour ne plus être partout et nulle part à la fois.

Dire non, c’est encore une fois donner la priorité aux priorités, préserver ton temps et ton énergie pour ce qui est important.

C’est apprendre à ne pas faire plaisir aux autres avant de penser à soi, c’est avoir l’humilité de ne pas se rendre indispensable, c’est refuser de faire rentrer dans son agenda tout ce qui n’est pas essentiel pour laisser de la place à ce qui l’est.

Dire non c’est gagner du temps.

Apprendre à dire non, c’est aussi poser des limites claires avec ses clients, avec ses partenaires, c’est fermer la porte à des opportunités qui même si elles sont tentantes, ne te rapprochent pas spécialement de ce à quoi tu aspires.

C’est une posture difficile, mais c’est un apprentissage indispensable pour ne plus te laisser envahir par mille engagements pris et immédiatement regrettés, et pour laisser la place à ce qui compte pour toi. Dire non aux autres, c’est te dire oui à toi.

Huitième règle d’or : penser rentabilité.

Décupler ta productivité et réussir sans t’épuiser, ça passe par un travail de rentabilité !

C’est vrai que ce point s’adresse tout particulièrement aux entrepreneur.e.s, mais je ne pouvais pas ne pas en parler dans cet article de blog.

Mais je croise encore trop d’entrepreneur.e.s qui s’épuisent dans leurs business car leurs actions, leurs offres et leurs business models ne sont pas pensés en termes de rentabilité et d’impact.

Il y a encore des milliers d’entrepreneurs qui sont le nez dans le guidon en permanence, qui travaillent d’arrache pied, et qui vivent à peine de leur business.

Je le sais, parce que j’étais à leur place il n’y a pas si longtemps.

Ce qui m’a permis de ne plus être l’esclave de mon business, c’est d’enfin enlever mon costume de bisounours et de penser en cheffe d’entreprise.

De prioriser les actions les plus rentables, celles qui auront le plus d’impact pour mon business, pour peu de temps à y consacrer.

De calculer les heures travaillées et les heures facturées. La différence peut parfois être flagrante et le résultat doit te permettre de remettre certaines choses à plat.

Penser en cheffe d’entreprise, c’est aussi laisser le syndrome de l’imposteur au placard et travailler sur ses offres pour qu’elles soient elles aussi pensées en termes de rentabilité et de valeur offerte.

Je ne te dis pas de vendre toujours plus cher, mais simplement de concevoir ton business… Comme un vrai business.

Si tu veux arrêter de sacrifier ta vie personnelle, que c’est une priorité absolue pour toi, tu ne couperas pas à ce travail de rentabilité à tous les étages.

J’ai conscience que ce n’est pas forcément évident de travailler sur des dimensions aussi fondamentales et stratégiques d’un business, mais c’est INDISPENSABLE si tu veux vivre de ton activité sans sacrifier tes soirées et tes week-ends.

Neuvième règle d’or : savoir faire des pauses.

Avant-dernière règle d’or pour décupler ta productivité (et une des plus sous-côtées) : faire des pauses !

Oui, la productivité et l’efficacité sont AUSSI dans l’inaction.

Dans le rien.

Dans le vide et dans le repos.

C’est même indispensable de savoir se ménager des temps de pauses pour se ressourcer et pour recharger ses batteries.

Il y a une expression en anglais qui dit “You can’t pour of an empty cup”. En bon français, on pourrait dire qu’on ne peut pas boire dans un verre vide.

Autrement dit, on ne peut pas avancer sans énergie, sans motivation, sans envie.

Prendre des pauses ne devrait jamais être une récompense.

On n’a pas besoin de faire des efforts pour mériter le réconfort.

Ces moments devraient même avoir de la place dans ton planning.

Mais on a besoin de laisser parfois, le plus souvent possible, son esprit vagabonder, de le nourrir avec des choses qui nous inspirent, qui nous élèvent, qui nous font rire, qui éveillent notre curiosité, qui nous reposent et qui nous ressourcent.

Faire des pauses pour gagner en efficacité c’est un vrai game-changer.

Être efficace, être productif, réussir, ça ne veut pas dire être le nez dans le guidon en permanence.

Je suis même persuadée que pour éviter de finir lessivé.e, une des compétences fondamentales à développer, c’est de savoir reconnaître son énergie et de surfer sur la bonne vague… Et de prendre des pauses, des vraies quand on en a besoin. Pour travailler de manière efficace.

Le pouvoir des siestes n’est pas une légende, je vous conseille d’essayer.

Dixième règle d’or : passer à l’action.

Enfin, last but not least pour réussir sans t’épuiser : passer à l’action !

Cette dixième règle d’or, elle est pour vous, les procrastinateurs de la première heure, les cerveaux qui réfléchissent trop, celles et ceux qui doutent, qui se posent plein de questions, et qui voudraient être sûrs que c’est bien la bonne décision.

Je vous vois, vous les hésitants, les sensibles, les presque trop intelligents.

Vous pouvez réfléchir pendant des heures, échafauder des plans dans votre tête et comparer toutes les options pendant des jours, hésiter pendant des années.

Et l’air de rien, ça épuise !

La vérité se trouve dans l’action. La confiance se trouve dans l’action.

Quelles que soient les questions que tu te posent, quelle que soit leur échelle, il n’y a que dans l’action que tu trouveras des réponses. Il n’y a que dans l’action que tu SAURAS vraiment.

Alors je ne te dis pas de partir tête baisser sans rien anticiper, mais arrêtez de sur planifier, de sur organiser. Tu n’as pas besoin d’un plan parfait. Aucun plan n’est parfait d’ailleurs. Ce dont tu as besoin, c’est peut-être simplement d’arrêter de te poser autant de questions et de commencer à agir pour trouver des réponses.

Le piège de la todo list

Pour devenir plus productif ou plus productive, et créer des systèmes qui te permettront de réussir sans t’épuiser, il ne suffit pas de faire des listes de choses et cocher des cases pour la satisfaction de voir sa todo diminuer.

D’ailleurs je suis sûre que tu l’as remarqué, une todo, ça s’allonge toujours plus vite que ça ne diminue et il y aura TOUJOURS quelque chose à faire.

S’organiser, c’est passer d’un fonctionnement où tu gères l’urgence en permanence, où tu es dans une position de réaction face aux événements, à un fonctionnement où tu redeviens maitre de ton temps.

C’est prendre des décisions non plus par défaut, mais avec une posture de stratège.

C’est créer des systèmes qui te permettront de gagner en sérénité, en impact, de retrouver du temps pour ce qui compte vraiment pour toi.

C’est décider de ne plus devoir choisir entre tes objectifs et ton temps libre.

C’est vouloir le beurre et l’argent du beurre… Et créer des changements qui te permettront d’avoir les 2.

Plus que jamais, je suis persuadée quand j’échange avec vous, que j’entends vos défis d’entrepreneur.e.s mais pas que, quand j’entends vos vies remplies qui laissent si peu de place à l’improvisation et au kiff pur, que ce que je partage dans Bye Bye Procrastination et sur le blog est essentiel.

Parce que personne ne nous apprend à l’école à quel point notre temps est précieux.

À quel point c’est une ressource qu’il faut chérir et protéger pour l’investir dans ce qui est important pour nous.

Alors plus que jamais, je suis convaincue que l’organisation, si elle n’est pas une baguette magique, est un des piliers pour se retrouver, se recentrer sur ce qui compte vraiment, et créer un quotidien plus épanoui !

Avancer, entreprendre, réussir, c’est tout ce que je te souhaite.

Mais je te souhaite surtout de le faire avec passion, avec enthousiasme, avec joie, avec plaisir, sereinement, pour ne pas juste te dire “j’y suis arrivé” et t’écrouler, mais aussi kiffer chaque étape franchie sur le chemin.