La gestion du temps est un enjeu essentiel dans notre vie professionnelle et personnelle.

Dans nos quotidiens surchargés, le temps devient une denrée rare.

Entre la vie professionnelle bien remplie, toujours plus de projets à gérer, une vie personnelle à soigner, des loisirs, … bien gérer son temps devient une priorité pour réussir à lier tous les pans de notre vie.

Gestion du temps et imprévus

Ici, nous allons nous concentrer sur la gestion du temps dans notre vie professionnelle.

Nous sommes souvent confrontés à de nombreuses tâches à accomplir (projets, missions clients, rendez-vous, …), des sollicitations constantes (coucou les emails intempestifs et autres notifications) et des imprévus qui peuvent nous faire perdre de vue nos priorités.

Nos journées de travail sont généralement bien remplies et généralement notre todo list ne laisse pas de place aux imprévus.

Pourtant, entre les sollicitations et les apparitions de la “vraie vie” dans notre journée de travail, notre todo list se retrouve souvent chamboulée. Si on ajoute à ça les urgences (demandes de clients, deadlines obligatoires, urgences familiales, …), notre organisation peut rapidement en pâtir sans une priorisation bien pensée.

C’est pourquoi il est primordial de savoir gérer son temps de manière efficace et de mettre en place des outils et des stratégies permettant de mieux organiser ses activités (ça, j’en parle souvent).

J’ai déjà évoqué la méthode Pomodoro, ou celle du Time Blocking, le Time Batching, expliqué comment tirer parti de son chronotype, mais il en existe énormément.

Parmi les différentes méthodes de gestion du temps, la matrice Eisenhower est particulièrement efficace pour aider à prioriser ses tâches et à mieux gérer son emploi du temps.

C’est quoi cet outil de priorisation des tâches ?

Cette méthode a été développée par Dwight D. Eisenhower, ancien président des États-Unis, et est basée sur la distinction entre l’urgence et l’importance des tâches.

La matrice Eisenhower se présente sous la forme d’un tableau à quatre cases, dans lequel sont classées les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.

Les tâches urgentes et importantes sont à réaliser en priorité, les tâches importantes mais non urgentes doivent être planifiées, les tâches urgentes mais non importantes peuvent être déléguées, et enfin les tâches ni urgentes ni importantes peuvent être éliminées ou repoussées.

Pour utiliser la matrice Eisenhower, il est important de commencer par définir clairement ses priorités et d’identifier les tâches qui sont vraiment importantes pour atteindre ses objectifs.

Ensuite, il convient de se poser la question de l’urgence de chaque tâche, c’est-à-dire si elle doit être réalisée immédiatement ou si elle peut attendre.

Les tâches urgentes et importantes

Une fois que tu as identifié les tâches urgentes et importantes, tu peux alors les classer dans la case à réaliser en priorité de la matrice.

Il est essentiel de consacrer du temps et des ressources à ces tâches, car ce sont celles qui contribuent le plus à ton efficacité professionnelle ou à l’accomplissement de tes objectifs personnels.

Les tâches importantes et non-urgentes

Les tâches importantes mais non urgentes doivent être planifiées et fixées dans ton emploi du temps, en leur appliquant à chacune une deadline objective.

Il est recommandé de consacrer du temps régulier à ces tâches, afin de ne pas les laisser de côté et de les accomplir avant qu’elles ne deviennent urgentes.

Les tâches urgentes et non-importantes

Les tâches urgentes mais non importantes peuvent être déléguées à d’autres personnes.

Il est important de savoir dire non et de déléguer certaines tâches à des prestataires ou à des collaborateurs, afin de libérer du temps pour les tâches qui sont vraiment importantes pour toi.

Les tâches non-importantes et non-urgentes

Enfin, les tâches ni urgentes ni importantes peuvent être éliminées ou repoussées. Il est important de prendre le temps de décider si ces tâches sont réellement nécessaires et si elles contribuent à l’atteinte de tes objectifs.

Si ce n’est pas le cas, tu peux les supprimer de ta liste de tâches ou les reporter à plus tard.

La matrice d’Eisenhower en application : 10 exemples de tâches à prioriser

L’utilisation de la matrice d’Eisenhower au quotidien

En utilisant la matrice Eisenhower pour prioriser tes tâches, tu peux gagner du temps, mieux gérer ton emploi du temps et optimiser ton organisation personnelle.

Cette méthode te permettra de te concentrer sur les tâches qui sont réellement importantes et de les accomplir avec efficacité. Tu seras ainsi plus productif et tu pourras gérer tes priorités de manière plus efficace.

7 exemples de tâches à prioriser

Imaginons que tu sois coach en rédaction SEO.

Actuellement tu as 2 clientes en coaching, 1 mission d’optimisation de site web à rendre, un projet de mini-formation pratique en SEO à créer, ton business à gérer et une vie perso avec deux enfants à l’école élémentaire.

• Tes sessions visio avec tes clientes en coaching sont des tâches importantes et urgentes, car le coaching est d’actualité et que tu as ta visio le jour même
• Les tâches concernant ta mission d’optimisation de site web sont également importantes et urgentes car tu dois rendre le travail la semaine prochaine.
• Les moments en famille sont des tâches importantes, mais pas urgentes, tu dois t’assurer de toujours avoir de la place dans tes journées pour t’en occuper.
• La création de la mini-formation est un projet important, mais pas urgent, car tu ne t’es engagé sur aucun délai pour l’instant, tu peux planifier les tâches dans ton agenda pour les moments un peu plus calme et après les tâches urgentes.
• La création de contenu pour tes réseaux sociaux et la facturation à tes clients sont des tâches urgentes mais pas importantes, tu peux les déléguer.
• Regarder la dernière masterclass de X ou Y sur un sujet qui t’intéresse (vaguement), c’est une tâche ni importante, ni urgente, que tu peux repousser sans impact sur tes projets.

La matrice d’Eisenhower seule ne sert à rien

Prioriser ses tâches, c’est essentiel pour avancer sereinement et avec efficacité dans ta todo list.

Mais tu ne peux pas prioriser correctement si ta stratégie n’est pas au point.

Il est donc nécessaire avant toute chose de te fixer des objectifs précis, pour savoir où canaliser tes efforts et comment établir tes priorités.

La matrice Eisenhower n’est qu’un outil parmi d’autres pour gérer ton temps et tes priorités. Tu peux la combiner avec les autres méthodes citées plus haut (la méthode Pomodoro, le Time Blocking, le Time Batching, tirer parti de son chronotype).

La matrice Eisenhower est un outil puissant pour prioriser tes tâches et mieux gérer ton temps.

En définissant clairement tes priorités, en classant tes tâches en fonction de leur urgence et de leur importance, tu pourras mieux organiser votre temps, être plus efficace et atteindre plus facilement tes objectifs.

N’hésite pas à utiliser cette méthode et à l’adapter à ta vie professionnelle comme personnelle pour maximiser ton efficacité et ta satisfaction.